Digitales Dokumentenmanagement
versetzt Berge

Dokumenten Management System (DMS)

Zentrale Bereitstellung digital abgelegter Daten

Der Gesetzgeber schreibt die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente über vorgegebene Fristen vor. Dies geschieht meist in Form eines Archivs. Dafür müssen Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt und gesichert werden. Der Zugriff auf Dokumente ist aus organisatorischen Gründen in der Regel nur wenigen Mitarbeitern vorbehalten. Die Einsicht eines Dokumentes oder gar einer ganzen Akte nimmt sehr viel Zeit in Anspruch.

Mit einem DMS können Sie jegliche Art von Dokumenten, Bildern, Formularen und andere Daten digital ablegen, zentral bereitstellen und so jedem berechtigten Anwender einen schnellen Zugriff auf geschäftsrelevante Dokumente ermöglichen. Eine erfolgreiche Einführung hängt, neben der Auswahl des DMS, immens vom Know-how und der Leistungsfähigkeit Ihrer Projekt-Partner sowie einem zuverlässigen Support ab.

Auf HENRICHSEN4msd können Sie sich verlassen.

Vom Suchen zum Finden

Durch die Möglichkeit, Daten und Dokumente im DMS zu versionieren, können Anwender ältere Versionen eines Dokumentes ohne Probleme wiederfinden. Da Sie immer mit der neuesten Version arbeiten, entsteht keine überflüssige Datenhaltung. Dennoch behalten Sie immer den Überblick darüber, wer einen Vorgang wann durchgeführt hat. Dokumente und Daten werden strukturiert in einer Ablage gespeichert und mit Indexdaten versehen, damit sie über Schlagwörter schnell auffindbar sind. Vom Suchen zum Finden nennen wir das.

Effizienz und Flexibilität

Sie können ein DMS Schritt für Schritt aufbauen, es erleichtert die täglichen Arbeitsprozesse und gestaltet diese in jedem Fall flexibler, effizienter und produktiver. Beschleunigen Sie zunächst Ihre Geschäftsprozesse, indem Anwender unkompliziert und standortübergreifend auf Dokumente und Daten gleichzeitig zugreifen können. Im nächsten Schritt zu einem papierlosen Büro könnten Sie die Möglichkeiten zur revisionssicheren Archivierung nutzen und teure Räumlichkeiten einsparen.

Idealerweise erfolgt eine direkte Integration in Ihre führende Applikation (z.B. ERP-System) und Ihre Geschäftsprozesse.

Das richtige DMS für Sie

Grundsätzlich muss, wie bei jeder Softwareauswahl, zunächst eine genaue Analyse Ihrer Anforderungen durchgeführt werden. Hieraus können sich Aufgabenstellungen ergeben, für die mehr als ein Lösungsansatz infrage kommt. Unser Leistungsangebot geht daher über die reine Beratung und Implementierung einer technischen Lösung hinaus. Wir begleiten Sie kompetent von der Organisations-Beratung über rechtliche Aspekte bis zur Erfassung und Bereitstellung von Dokumenten und Informationen aus Ihrem jeweiligen Geschäftsprozess heraus und erarbeiten für Sie unter Beachtung aller Gesichtspunkte (Effizienz, Funktionalität, Wirtschaftlichkeit usw.) die passende Lösung und Verfahrensweise.