Richtig gemacht
Hält ewig

E-Mail-Archivierung

Rechtssicher. Organisiert. Archiviert.

Mit der digitalen E-Mail-Archivierung gehören überfüllte Postfächer der Vergangenheit an. Sie löst nicht nur lokale E-Mail-Archive auf und entlastet Ihren Server, sondern erleichtert vor allem das Wiederauffinden einer E-Mail über verschiedenste Recherchemöglichkeiten, wie zum Beispiel über die Schlagwortsuche. Während die serverseitige E-Mail-Archivierung nach einem festgesetzten Turnus (z.B. zweiwöchig) die E-Mails automatisch archiviert, werden diese bei der vorgangsbezogenen E-Mail-Archivierung manuell oder nach intern definierten Richtlinien Geschäftsvorgängen zugeordnet und strukturiert abgelegt.

SAPERION E-Mail Lifecycle Management

SAPERION ELM ist ein Hochleistungswerkzeug, mit dem sich ein- und ausgehende E-Mails automatisch und unbemerkt vom Anwender im Hintergrund archivieren lassen. Das Anlegen von PST Files oder Löschen alter E-Mails, um Platz zu schaffen, gehört damit der Vergangenheit an. Zusammen mit der nahtlosen Integration in MS Office, Microsoft Dynamics NAV, den SharePoint Portal Server und dem Anschluss an SQL-Datenbanken deckt diese Lösung die komplette Palette für ein umfassendes Enterprise Content Management ab.

Für den Einsatz von Microsoft Exchange und Microsoft Outlook. 

MS Exchange

  • Der Administrator entscheidet zunächst mittels intuitiver Formulare, wann eine E-Mail archiviert werden soll.
  • ELM prüft dann laufend, ob im MS Exchange Store entsprechende E-Mails abgelegt sind, zieht diese heraus, legt sie komprimiert auf dem Speichermedium ab und hinterlässt im Exchange Store einen Link.
  • Der Speicherbedarf einer E-Mail im MS Exchange Store sinkt damit auf 2 - 5 Kilobyte und der Store schrumpft um bis zu 80%, was sich in spürbar kürzeren Backup- und Reorganisationszeiten widerspiegelt.

Features Archivierung

ELM verfügt über komfortable Features:

  • Zeitsteuerung (sofort bei Eintreffen oder Versenden einer E-Mail oder automatisch in frei definierbaren Zeitabständen)
  • Eigenschaftssteuerung (abhängig von Alter, Grösse oder Klasse einer E-Mail)
  • Threshold Archivierung (Speicherlimitierung in der MS Exchange Inbox nach unten und oben)
  • PST-Importer, mit dem PST Files über Batchroutinen archiviert werden.
  • MS Outlook Plug-In, mit dessen Hilfe sich alle oder einzeln markierte E-Mails manuell archivieren bzw. wiederherstellen lassen.

Weitere Features

  • Revisionssicherheit: Veränderungen an bereits archivierten E-Mails werden erkannt und als neue Version abgelegt. Diese lücken­lose Aufzeichnung und Nach­vollzieh­barkeit ist insbesondere bei rechtsrelevanten E-Mails von hoher Bedeutung.
  • E-Mails, die aus rechtlichen Gründen mehrere Jahre vorgehalten werden müssen, löscht ELM automatisch nach der vorgegebenen Zeit.
  • Doubletten werden durch die integrierte "single instance" Logik eliminiert.
  • Das Outlook Feature bietet ausserdem eine Volltextsuche sowie Offline Folder Synchronisation und Setting.