Kommt auf den Blickwinkel an:
Pflicht oder Kür?

Compliance / Verfahrensdokumentation

Compliance erfordert revisionssichere Speicherung und Langzeitarchivierung

Compliance steht kurz gesagt für die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und unternehmenseigenen Regeln. Das rasante Wachstum an Informationen (Big Data) sowie gestiegene Compliance-Richtlinien fordern Unternehmen auf, verstärkt den Fokus auf eine elektronische Archivierung ihrer Dokumente im Sinne eines intelligenten Enterprise Content Managements zu richten.

Compliance kann niemals ein Standard sein, sondern muss immer an die individuellen Besonderheiten und Bedürfnisse jedes einzelnen Unternehmens angepasst werden. Compliance versteht sich mithin als eine ganzheitliche Unternehmensaufgabe, deren Umsetzung als dauerhafter Prozess und nicht als kurzfristige Maßnahme aufgefasst werden muss.

ECM-Lösungen tragen bereits in vielen Unternehmen zur Vermeidung von Regelverletzungen bei. Dazu gehört z. B. die Personalakte im Kontext des Datenschutzes genauso, wie die Vertragsakte zur Reduzierung von Betrugsfällen, z. B. durch fertige Vertragstextbausteine und Freigaben via Vier-Augen-Prinzip.

Gleichzeitig sind auch alle Teilbereiche von ERP- und ECM-Lösungen Compliance-konform zu gestalten. Zu den Compliance-Anforderungen im ECM gehören insbesondere Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Sicherung vor Verlust, Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sowie Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit.

Dokumentationspflicht

Schreibt das Gesetz schon seit langem eine revisionssichere Speicherung geschäftsrelevanter Dokumente für mindestens sechs bis zehn Jahre vor, fordern neue E-Government-Richtlinien eine erhöhte Berichts- und Dokumentationspflicht ganzer Geschäftsprozesse, z.B. bei der Rechnungslegung, für steuer- und handelsrelevante Forderungen des Finanzamts. Je nach Art des Geschäftsdokuments gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen seitens des Gesetzgebers.

Ihre Vorteile

Auch unternehmensinterne Interessen erfordern die jederzeitige Nachvollziehbarkeit verschiedener Versionsstände von Dokumenten und die Überwachung unterschiedlicher Fristen, wie z.B. von Kündigungsfristen bei Verträgen. Die permanente Verfügbarkeit benötigter Informationen – gleich welchen Formats – durch elektronische Archivierung bildet die Grundlage für schnelle Entscheidungen und effiziente Geschäftsprozesse.

Workshops

In eintägigen Compliance-Workshops der HENRICHSEN4msd informieren und beraten wir Sie individuell über die Erfordernisse im Zusammenhang mit der Einführung von DMS-/ECM-Systemen. Fragen, wie z.B. "Was muss ich tun, damit ich nach dem Scannen einer Eingangsrechnung diese vernichten darf?" und viele weitere Themen werden in diesem Workshop erörtert. Darüber hinaus begleiten wir Sie gerne bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation.