Beschaffungsprozesse –
der Schlüssel zu kostenoptimierten Einkäufen
Bei jeder Entscheidung für den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen wird von Beschaffungsprozessen gesprochen. Durch eine gesteuerte und kontrollierte Planung verbessert sich der Umgang mit dem vorhandenen Budget. Digitale Lösungen von HENRICHSEN4msd bringen Struktur und Ordnung in Ihre Einkaufsprozesse.
Durch optimierte, kontrollierte Beschaffungsprozesse verbessern Sie die folgenden Punkte:
- Transparenz und Kontrollmöglichkeiten in allen Phasen
- Reduzierung von Ausgaben
- Kontrolle über Fristen und Verträge
Das Ziel ist es, die Bestellprozesskosten zu senken und über Automatismen für beschleunigte Abläufe zu sorgen. Mit entsprechenden digitalen Lösungen ist dies an zahlreichen Punkten in Ihrem Unternehmen möglich. Dies betrifft den Ein- und Ausgang von Waren sowie Vertragsverhältnisse und ebenso interne Anschaffungen von Waren oder Dienstleistungen. HENRICHSEN4msd stellt Ihnen Lösungen bereit, mit denen Sie Beschaffungsprozesse digitalisieren und automatisieren.
Unsere Digitale Lösungen sorgen dafür, dass Bestellprozesse schneller, transparenter und kosteneffizienter ablaufen.
Purchase to Pay – einheitliche Prozesse im Einkauf
Lineare und genormte Abläufe bilden die Grundlage für reibungslose sowie kosteneffektive Anschaffungsprozesse. Wichtig ist, den Anfang der Prozesskette zu identifizieren und dort mit der Prozessplanung zu beginnen.
Der erste Schritt ist die komplette Digitalisierung solcher Purchase to Pay-Prozesse. Dies beginnt bei der Synchronisation der Bedarfsanforderungen. Gerade hier bieten sich digitale Lösungen als einfache und leicht zugängliche Methode an. Als eBANF ist ein Konzept bekannt, dass für interne Bedarfsanforderungen genutzt wird. Über eBANF fordern Mitarbeiter und Abteilungen mithilfe eines digitalen Systems Material, Dienstleistungen sowie jeglichen anderen Bedarf an. Die Einkaufsabteilung übernimmt dann zentral die eigentlichen Anschaffungen.
Gleichzeitig informiert das eBANF-System die Person, die die Anforderung gestartet hat, jederzeit über den aktuellen Status. Dies sorgt für Transparenz, minimiert Rückfragen und verhindert doppelte Anfragen. Ebenfalls ist ein solches System ein wichtiger Baustein, um das sogenannte Maverick-Buying zu unterbinden. Darunter wird der eigenmächtige Einkauf von Materialien oder Dienstleistungen von Fachabteilungen verstanden.
Der moderne Bestellprozess im Detail
In der globalisierten Welt nehmen der Wareneinkauf sowie externe Dienstleistungen eine wichtige Position im Unternehmensalltag ein. Bestellprozesse sowie Anforderungen fallen täglich an. Diese betreffen sowohl Waren, die für die eigenen Kernaufgaben benötigt werden, als auch Hilfsmittel und Dienstleistungen. Für einen effizienten Betrieb ist es wichtig, dass die Bestellprozesse geordnet und geplant ablaufen.
Mit digitalen Lösungen lässt sich der Ablauf im Beschaffungsprozess standardisieren. Dabei lässt sich der gesamte Purchase to Pay Prozess, also der Ablauf von der Bestellung bis zur Bezahlung, digital umsetzen.
Der erste Schritt in der Beschaffung ist die Anforderung. Hier wird über digitale Systeme eine Synchronisation der Bedarfsanforderungen eingerichtet. Zum Einsatz kommen eBANF, also digitale Formulare und Softwareplattformen für die interne Bedarfsanforderung. Das System schiebt über eBANF einen transparenten Prozess an, der alle beteiligten Mitarbeitenden über den aktuellen Status informiert. So sind die Beteiligten jederzeit informiert, in welcher Phase sich die Anforderung aktuell befindet. Dies reicht bis zum Eintreffen der Ware am Standort. Über einen Scanvorgang wird der Status erneut aktualisiert. So wird der Bestellprozess vereinfacht und gleichzeitig transparent.
Order-to-cash-Prozesse digital und automatisiert verwalten
Alltäglich fallen in Unternehmen eine Vielzahl von Order-to-cash-Prozessen an. Jegliche Kundenbestellung wie der Verkauf von Waren oder Dienstleistungen fällt in diese Kategorie. Mithilfe von digitalen Lösungen ist es möglich, solche Order-to-cash-Prozesse zu einem großen Teil zu automatisieren. Dies umfasst alle Phasen eines solchen Prozesses. Es beginnt beim eigentlichen Bestelleingang, der vom System aufgenommen wird und entsprechende Vorgänge in der Buchhaltung sowie beispielsweise der Versandabteilung auslöst.
Im Zuge der Bearbeitung des Auftrags übernimmt das digitale System die Überwachung des Fortschritts. So kann eine automatische Rechnungserstellung erfolgen oder der Kunde wird über den Versand informiert. Auch den Zahlungseingang überwachen die digitalen Lösungen und schließen somit den Order-to-cash-Prozess ab. Auf diese Weise reduzieren Sie den manuellen Aufwand bei Order-to-cash-Prozessen auf ein Minimum.
Lösungen für den Bereich Beschaffungsmanagement
Fristenmanagement – volle Kontrolle über Verträge und Rechnungen
Fristen bei Verträgen und Rechnungen sind ein zentraler Punkt bei der Prozessverarbeitung. Erst eine zentrale und automatische Kontrolle ermöglicht strukturierte und geordnete Entscheidungen. Für die strategische Planung ist es wichtig, Firsten von auslaufenden Verträgen im Überblick zu haben. Ein Fristenmanagement bietet genau diese Option. Alle erfassten Verträge überwacht das System automatisch und informiert die Entscheidungsträger bei nahenden Fristen. Außerdem ist eine Übersicht über alle aktuellen Verträge gewährleistet.
Dies verbessert die strategische Planung und ermöglicht eine gezielte Verlängerung oder Kündigung von Vertragsverhältnissen. Auf die gleiche Art und Weise überwacht ein solches System Eingangsrechnungen. Dies verhindert den Zahlungsverzug und nutzt auf Wunsch das Skonto optimal aus. Auch auf diese Weise optimieren Sie den Ablauf von Anschaffungen und automatisieren Prozessabläufe.
Wir von HENRICHSEN4msd optimieren Ihre Beschaffungsprozesse mit diesen Dienstleistungen und Systemen:
- Software für die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung
- Lösungen für eBANF
- Systeme für ein digitales Vertrags- und Fristenmanagement
Digitalisierung im Einkauf – Lösungen und Vorteile
Mit der Digitalisierung im Einkauf legen Unternehmen den Grundstein für moderne und zukunftssichere Abläufe. Die Vorteile für den Purchase to Pay Prozess zeigen sich in der Praxis in jedem einzelnen Schritt.
Einfache, schnellere Bedarfsanforderung
Mitarbeitenden stehen Formatvorlagen zur Verfügung, sodass alle erforderlichen Informationen abgefragt werden. Die standardisierte Form sorgt dafür, dass die Einkaufsabteilung diese schneller bearbeiten kann.
Buchungen in Echtzeit
Buchhaltung und Logistik sind ebenfalls in Beschaffungsprozesse involviert. Digitale Systeme erleichtern und beschleunigen auch hier den Arbeitsalltag. Bestellungen des Einkaufs bucht das System automatisch. Die notwendigen Zahlungsanweisungen werden vorbereitet und müssen von der Buchhaltung nur noch freigegeben werden. Die Logistik scannt im Wareneingang den Lieferschein und erhält vom System sofort die Rückmeldung, zu welchem Vorgang der Wareneingang gehört. Dies ermöglicht zugleich eine korrekte Prüfung des Wareneingangs auf Vollständigkeit.
Automatisches Fristenmanagement
Die Digitalisierung der Beschaffungsabläufe implementiert weiterhin ein automatisches Fristenmanagement. Direkt bei der Aufnahme erfasst das System Zahlungstermine und andere relevante Fristen. Dies gilt ebenfalls für laufende Verträge. Zum einen stellt die Software eine Übersicht über Fristen und Termine dar. Zum anderen überwacht das System diese auch automatisch. Auslaufende Verträge oder verpasste Termine gehören mit einem digitalen Ablauf im Beschaffungsprozess somit der Vergangenheit an.
Den Ablauf im Beschaffungsprozess digitalisieren
Die Bestellprozesse in Unternehmen auf rein digitale Systeme umzustellen, ist mit moderner Technik problemlos möglich. Lösungen sind für alle Größen und Formen von Unternehmen erhältlich. Eine Umstellung auf rein digitale Strukturen gelingt ebenfalls im laufenden Betrieb. HENRICHSEN4msd unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung im Einkauf mit den passenden technischen Lösungen.
Mit diesen Lösungen setzt HENRICHSEN4msd die Digitalisierung im Einkauf um:
- Lösungen für eBANF
- Systeme für die automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- Software für das digitale Vertrags- und Fristenmanagement
News, Webinare und Events im Bereich Beschaffungsprozesse
Die KUMAVISION AG, Anbieter von Business-Software auf Basis der Microsoft-Technologieplattform, übernimmt zum 1. Januar 2023 den DMS-Spezialist HENRICHSEN4msd GmbH. Die beiden Unternehmen intensivieren mit diesem Schritt ihre langjährige Zusammenarbeit bei ERP- und DMS-Lösungen im Microsoft-Umfeld.
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Als BANF wird ein interner Prozess bezeichnet, bei dem eine Ware oder Dienstleistung angefordert wird. Die BANF wird auch Bestell- oder Bedarfsanforderung genannt. Mit der BANF schaffen Sie ein einheitliches System, mit dem Ihre Mitarbeitenden Anforderungen einreichen können.
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Die weltweite Corona-Pandemie, die Ende des Jahres 2019 begann, hat viele Bereiche des täglichen Lebens verändert. Auch Unternehmen waren von diesen Entwicklungen betroffen. Regierungen haben zum Beispiel dazu geraten, Mitarbeitende in das Homeoffice zu verlagern, wann immer dies möglich ist.
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