Beschaffungsprozesse –
der Schlüssel zu kostenoptimierten Einkäufen

Bei jeder Entscheidung für den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen wird von Beschaffungsprozessen gesprochen. Durch eine gesteuerte und kontrollierte Planung verbessert sich der Umgang mit dem vorhandenen Budget. Digitale Lösungen von HENRICHSEN4msd bringen Struktur und Ordnung in Ihre Einkaufsprozesse.

Durch optimierte, kontrollierte Beschaffungsprozesse verbessern Sie die folgenden Punkte:

  • Transparenz und Kontrollmöglichkeiten in allen Phasen
  • Reduzierung von Ausgaben
  • Kontrolle über Fristen und Verträge

Das Ziel ist es, die Bestellprozesskosten zu senken und über Automatismen für beschleunigte Abläufe zu sorgen. Mit entsprechenden digitalen Lösungen ist dies an zahlreichen Punkten in Ihrem Unternehmen möglich. Dies betrifft den Ein- und Ausgang von Waren sowie Vertragsverhältnisse und ebenso interne Anschaffungen von Waren oder Dienstleistungen. HENRICHSEN4msd stellt Ihnen Lösungen bereit, mit denen Sie Beschaffungsprozesse digitalisieren und automatisieren.

Ihr Ansprechpartner

Sascha Bippus
Vertriebsleiter

Purchase to Pay – einheitliche Prozesse im Einkauf

Lineare und genormte Abläufe bilden die Grundlage für reibungslose sowie kosteneffektive Anschaffungsprozesse. Wichtig ist, den Anfang der Prozesskette zu identifizieren und dort mit der Prozessplanung zu beginnen.

Der erste Schritt ist die komplette Digitalisierung solcher Purchase to Pay-Prozesse. Dies beginnt bei der Synchronisation der Bedarfsanforderungen. Gerade hier bieten sich digitale Lösungen als einfache und leicht zugängliche Methode an. Als eBANF ist ein Konzept bekannt, dass für interne Bedarfsanforderungen genutzt wird. Über eBANF fordern Mitarbeiter und Abteilungen mithilfe eines digitalen Systems Material, Dienstleistungen sowie jeglichen anderen Bedarf an. Die Einkaufsabteilung übernimmt dann zentral die eigentlichen Anschaffungen.

Gleichzeitig informiert das eBANF-System die Person, die die Anforderung gestartet hat, jederzeit über den aktuellen Status. Dies sorgt für Transparenz, minimiert Rückfragen und verhindert doppelte Anfragen. Ebenfalls ist ein solches System ein wichtiger Baustein, um das sogenannte Maverick-Buying zu unterbinden. Darunter wird der eigenmächtige Einkauf von Materialien oder Dienstleistungen von Fachabteilungen verstanden.

Order-to-cash-Prozesse digital und automatisiert verwalten

Alltäglich fallen in Unternehmen eine Vielzahl von Order-to-cash-Prozessen an. Jegliche Kundenbestellung wie der Verkauf von Waren oder Dienstleistungen fällt in diese Kategorie. Mithilfe von digitalen Lösungen ist es möglich, solche Order-to-cash-Prozesse zu einem großen Teil zu automatisieren. Dies umfasst alle Phasen eines solchen Prozesses. Es beginnt beim eigentlichen Bestelleingang, der vom System aufgenommen wird und entsprechende Vorgänge in der Buchhaltung sowie beispielsweise der Versandabteilung auslöst.
Im Zuge der Bearbeitung des Auftrags übernimmt das digitale System die Überwachung des Fortschritts. So kann eine automatische Rechnungserstellung erfolgen oder der Kunde wird über den Versand informiert. Auch den Zahlungseingang überwachen die digitalen Lösungen und schließen somit den Order-to-cash-Prozess ab. Auf diese Weise reduzieren Sie den manuellen Aufwand bei Order-to-cash-Prozessen auf ein Minimum.

Fristenmanagement – volle Kontrolle über Verträge und Rechnungen

Fristen bei Verträgen und Rechnungen sind ein zentraler Punkt bei der Prozessverarbeitung. Erst eine zentrale und automatische Kontrolle ermöglicht strukturierte und geordnete Entscheidungen. Für die strategische Planung ist es wichtig, Firsten von auslaufenden Verträgen im Überblick zu haben. Ein Fristenmanagement bietet genau diese Option. Alle erfassten Verträge überwacht das System automatisch und informiert die Entscheidungsträger bei nahenden Fristen. Außerdem ist eine Übersicht über alle aktuellen Verträge gewährleistet.

Dies verbessert die strategische Planung und ermöglicht eine gezielte Verlängerung oder Kündigung von Vertragsverhältnissen. Auf die gleiche Art und Weise überwacht ein solches System Eingangsrechnungen. Dies verhindert den Zahlungsverzug und nutzt auf Wunsch das Skonto optimal aus. Auch auf diese Weise optimieren Sie den Ablauf von Anschaffungen und automatisieren Prozessabläufe.

Wir von HENRICHSEN4msd optimieren Ihre Beschaffungsprozesse mit diesen Dienstleistungen und Systemen:

  • Software für die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung
  • Lösungen für eBANF
  • Systeme für ein digitales Vertrags- und Fristenmanagement

Lösungen für den Bereich Beschaffungsmanagement

Factsheets im Bereich Beschaffungsprozesse

Factsheet - QM-Archiv Schulungsmodul
Factsheet - QM Archiv Schulungsmodul | © HENRICHSEN4msd GmbH
Factsheet - Archiv für Validierungsdokumente
Grafik - Download Factsheet Archiv für Validierungsdokumente  | © HENRICHSEN4msd GmbH
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