BANF – ein System für die Anforderung von Waren und Dienstleistungen

BANF ist die Abkürzung für Bedarfsanforderung. Viele Unternehmen greifen auf umständliche und arbeitsintensive Methoden bei der Beschaffung zurück. Teilweise übernehmen die Mitarbeitenden die Beschaffung selbst, in vorheriger Absprache mit einem Vorgesetzten. Es ist hingegen viel effektiver, ein zentrales und einheitliches System für die interne Beschaffung zu implementiert. Eine BANF basiert auf dem Konzept, dass Mitarbeitende eine Anforderung über eine digitale Plattform einreichen, die dann die Einkaufsabteilung bearbeitet.

Einige der Vorteile der digitalen BANF:

  • Standardisierung von Bedarfsanforderungen
  • vollständige Transparenz über den gesamten Prozessablauf
  • Automatisierung und Beschleunigung von Prozessen

Die BANF steht am Beginn des Purchase to Pay Prozesses. Durch die Einführung eines digitalen Systems für die Bedarfsanforderung ist es möglich, Abläufe im Unternehmen zu beschleunigen. Zudem sorgt dies für effiziente und transparente Prozesse bei der Anforderung von Waren und Dienstleistungen.

Ihr Ansprechpartner

Sascha Bippus
Vertriebsleiter

Sinn und Zweck einer zentralen Bedarfsanforderung

Von eBanf profitieren Unternehmen auf mehrere Weisen.

Standardisierung des Prozesses

Der wichtigste Grund für die Einführung einer zentralen Bedarfsanforderung ist die Standardisierung dieses Prozesses.

Abläufe vereinfachen und beschleunigen

Steht ein einheitliches System für die Anforderungen von Waren und Dienstleistungen zur Verfügung, vereinfacht und beschleunigt dies Abläufe im Unternehmen. Die Mitarbeitenden wissen automatisch, wo und wie sie benötigte Dinge anfordern können. Dies vermeidet, dass jede Anforderung einzelne Prozesse anschiebt, die mit individuellen Anfragen und einer Menge an Kommunikation verbunden sind.

Klare Verantwortlichkeiten

Zudem ist es aus unternehmerischer Sicht sinnvoller, ein klares System vorzugeben, um den Einkauf ausschließlich durch die verantwortlichen Personen durchführen zu lassen. Dies verhindert falsche oder unerwünschte Anschaffungen, die schnell vorkommen, wenn keine Regeln vorhanden sind und die Mitarbeitenden eventuell selbst berechtigt sind, Waren zu ordern.

Eine BANF erstellen

Der Prozess für die Erstellung einer digitalen BANF folgt immer einem einheitlichen Schema. Dieses Format wird individuell erstellt und orientiert sich an den Informationen, die die Einkaufsabteilung für eine effiziente Abwicklung der Anforderungen benötigt. Es lassen sich zudem Daten in der Anforderung hinterlegen. Dazu gehören beispielsweise Artikelstammdaten und Format- oder Artikel Vorlagen für eine bestimmte Ressource. Somit sind Mitarbeitende in der Lage, häufig benötigte Dinge direkt auszuwählen und anzufordern. Dies erleichtert und beschleunigt den Anforderungsprozess für die Mitarbeitenden sowie auch für die Einkaufsabteilung.

Sobald alle erforderlichen Daten eingetragen sind, lässt sich das Formular abschicken. Von dem Punkt an übernimmt die Einkaufsabteilung die Abwicklung der Anfrage. Für die Mitarbeitenden, die die BANF erstellen, ist der Prozess weiterhin über das System einsehbar. So lassen sich der Fortschritt sowie der aktuelle Stand zu jedem Zeitpunkt abrufen. Das sorgt für maximale Transparenz und erübrigt Nachfragen über den Stand, die unnötig Zeit kosten.

Die Bedarfsanforderung über Formulare und Systeme für eBANF

Im Mittelpunkt der Bedarfsanforderung ist das Formular. Dieses wird in eine zentrale Plattform integriert. Das ist notwendig, um das Bedarfsanforderungs Formular in den gesamten Purchase to Pay Prozess zu integrieren. Hierfür lässt sich oft ein vorhandenes ECM-System aktivieren. Alternativ sind Plattformen für die digitale Dokumentenverwaltung ebenfalls für die Realisierung geeignet.

Die Anforderung erstellen Mitarbeitende also über eine zentrale Softwareplattform. Hier wird von eBANF gesprochen, also einer elektronischen Bedarfsanforderung. Die Digitalisierung dieses Prozesses ist der entscheidende Vorteil bei der Optimierung von Anforderungsprozessen. Erst so ist es möglich, den gesamten Prozess über alle Phasen digital abzubilden und eine Softwarelösung für die Automatisierung von möglichst vielen Stufen einzusetzen. Gleichzeitig lässt sich so ein hoher Grad an Transparenz über den gesamten Ablauf der Anforderung erreichen.

Mit diesen Leistungen setzt HENRICHSEN4msd eBANF um:

  • mit Hilfe eines ECM / DMS-Systems
  • Bedarfsanforderungs Formlare
  • Schnittstellen zu ERP Systemen
  • vordefinierte Workflows

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