BANF – Ein System für die Anforderung von Waren und Dienstleistungen

Der Prozess für die Erstellung einer digitalen BANF folgt immer einem einheitlichen Schema. Dieses Format wird individuell erstellt und orientiert sich an den Informationen, die die Einkaufsabteilung für eine effiziente Abwicklung der Anforderungen benötigt. Es lassen sich zudem Daten in der Anforderung hinterlegen. Dazu gehören beispielsweise Artikelstammdaten und Format- oder Artikel Vorlagen für eine bestimmte Ressource. Somit sind Mitarbeitende in der Lage, häufig benötigte Dinge direkt auszuwählen und anzufordern. Dies erleichtert und beschleunigt den Anforderungsprozess für die Mitarbeitenden sowie auch für die Einkaufsabteilung.

Sobald alle erforderlichen Daten eingetragen sind, lässt sich das Formular abschicken. Von dem Punkt an übernimmt die Einkaufsabteilung die Abwicklung der Anfrage. Für die Mitarbeitenden, die die BANF erstellen, ist der Prozess weiterhin über das System einsehbar. So lassen sich der Fortschritt sowie der aktuelle Stand zu jedem Zeitpunkt abrufen. Das sorgt für maximale Transparenz und erübrigt Nachfragen über den Stand, die unnötig Zeit kosten.

Im Mittelpunkt der Bedarfsanforderung ist das Formular. Dieses wird in eine zentrale Plattform integriert. Das ist notwendig, um das Bedarfsanforderungs Formular in den gesamten Purchase to Pay Prozess zu integrieren. Hierfür lässt sich oft ein vorhandenes ECM-System aktivieren. Alternativ sind Plattformen für die digitale Dokumentenverwaltung ebenfalls für die Realisierung geeignet.

Die Anforderung erstellen Mitarbeitende also über eine zentrale Softwareplattform. Hier wird von eBANF gesprochen, also einer elektronischen Bedarfsanforderung. Die Digitalisierung dieses Prozesses ist der entscheidende Vorteil bei der Optimierung von Anforderungsprozessen. Erst so ist es möglich, den gesamten Prozess über alle Phasen digital abzubilden und eine Softwarelösung für die Automatisierung von möglichst vielen Stufen einzusetzen. Gleichzeitig lässt sich so ein hoher Grad an Transparenz über den gesamten Ablauf der Anforderung erreichen.