Eingangsrechnungs-verarbeitung

 

Optimieren Sie Ihren Rechnungseingang mit Hilfe von SQUEEZE

Aktuelle Probleme und die entsprechenden Lösungen im Rechnungseingang 2.0

In keinem Unternehmensprozess sind sich unsere Kunden so einig wie im Rechnungseingang, denn dort sind die Abläufe oftmals die gleichen. Aber nicht nur die Abläufe sind gleich, sondern auch die damit verbundenen Tätigkeiten und Probleme:

  • Eingehende Rechnungen verteilen,
  • Mehrfacherfassung der Rechnung,
  • unnötiges kopieren,
  • Skontofristen können nicht gehalten werden,
  • keine Transparenz,
  • unnötige Kosten werden verursacht uvm.

Da kommt es nicht von ungefähr, dass in 80% der Neuprojekten der Rechnungseingang der größte "Pain" beim Kunden darstellt. In den letzten 10 Jahren hat sich der Prozess von Eingangsrechnungen mehrfach gewandelt was jedoch daruf zurück zu führen ist, dass noch vor 10 Jahren max. 10% der Eingangsrechnungen digital zugestellt wurden.

Die größte Herausforderung besteht aktuell darin, die verschiedenen Rechnungskanäle abzugreifen und alle verschiedenen Arten wie z.B.

  • Papierrechnungen,
  • Rechnungen per Mail,
  • XRechnungen oder
  • ZUGFeRD

in einer Softare zu verarbeiten.

Ihr Ansprechpartner

Sascha Bippus
Vertriebsleiter

Eingangsrechnungsverarbeitung / Workflow

Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung beginnt da, wo die Beleglesung entscheidet, einen Beleg in den Workflow weiterzuleiten.

Stoppen Sie den Dokumentendschungel und erleben Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess digital. Setzen Sie auf die richtige Lösung zur richtigen Zeit. Profitieren Sie von Effizienz- und Transparenzsteigerungen und gleichzeitigen Kosten- und Ressourceneinsparungen.

Starten Sie jetzt.

Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung ist eine einfach bedienbare, sichere und elegante Lösung zur Erfassung, Prüfung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen, transparent und rechtskonform.

Der Einsatz ermöglicht es Ihnen

  • Durchlaufprozesse zu verkürzen,
  • Ihr Controlling zu verbessern,
  • durch schnellere und reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen Aufwände zu reduzieren und
  • direkte Einsparungen durch das effektive Ziehen von Skonto zu nutzen.

Die Vorteile der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitungs-Software im Überblick

Transparenz

Alle Prozessbeteiligten haben die Möglichkeit, jederzeit den Status der Eingangsrechnungen einzusehen.

Rechtskonform

Gesetzliche Anforderungen der GoBD werden dank vollständiger Prozesshistorieverwaltung abgebildet und eingehalten.

Sicherheit

Vollmachts- und Vertretungsregeln können bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen hinterlegt werden.

Standortunabhängig

Genießen Sie maximale Flexibilität durch die mobile Rechnungsfreigabe via Smartphone oder Tablet.

Planungssicherheit

Dank transparentem Überblick effektive Planung des Cash-Flows möglich – zu jeder Zeit.

Umweltfreundlich

Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch und die Anzahl Ihrer Aktenordner.

Kostenersparnis

Haben Sie jederzeit Skonto- und Mahnfristen im Visier.

In 5 Schritten zum optimierten Rechnungsbearbeitungs-Prozess:

1. Eingehende Rechnungen erfassen:

Unabhängig davon, wie die Rechnung im Unternehmen eintrifft – papierbasiert oder als PDF per E-Mail – die Lösung prüft die Konformität der Rechnung zur GoBD und ermittelt automatisch alle benötigten Rechnungsinhalte:

  • Rechnungskopf mit Kreditor,
  • Gesamtbetrag,
  • Rechnungsdatum sowie
  • alle einzelnen Rechnungspositionen.

2. Zur Prüfung und Freigabe per Workflow:

Der Prüfungs- und Freigabeprozess von Eingangsrechnungen kann standardisiert und trotzdem sehr flexibel an die Anforderungen eines Unternehmens und das eingesetzte ERP-/FiBu-System angepasst werden.

Eine automatisierte Zuordnung, effiziente Prüfung und schnelle Freigabe werden dabei unterstützt. Es besteht die Möglichkeit: 

  • Funktionsrollen in Fachabteilungen mit entsprechenden Berechtigungen zu definieren,
  • ebenso wie Vertreterrollen bei Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter.

3. Buchung und Ablage der Rechnungen:

Sobald die Rechnungsprüfung und Freigabe erfolgreich abgeschlossen wurden, erfolgt die Buchung der Eingangsrechnung.

Die Lösung übermittelt hierzu voll automatisiert alle notwendigen Daten an das eingesetzte ERP-System. Der definierte Prüfungsprozess wurde zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgreich abgeschlossen, daher kann die Buchung und Zahlung der freigegebenen Rechnung im ERP-/FiBu-System ohne weitere Benutzeraktion stattfinden.

4. Prozessmonitoring:

Schaffen Sie Transparenz über die laufenden Vorgänge im elektronischen Eingangsrechnungsprozess. Das abteilungsübergreifende Prozessmonitoring unterstützt dabei,

  • potenzielle Störungen oder Verzögerungen frühzeitig zu erkennen,
  • ebenso wie das integrierte Eskalationsmanagement.

Sie haben ebenso die Möglichkeit, rückwirkend Informationen zur Prozesshistorie abgeschlossener Vorgänge abzurufen und auszuwerten.

5. Perfekter Überblick: Das Dashboard

Gleich auf der Startseite sieht der Anwender sein persönliches, von der Rolle abhängiges Dashboard, welches einen schnellen Überblick über alle relevanten Inhalte garantiert. Der Nutzer kann das Dashboard mithilfe einer Vielzahl von vordefinierten Gadgets frei konfigurieren, wodurch er genau die Informationen sieht, die er für die tägliche Arbeit benötigt.
Bei den Informationen kann es sich dabei unter anderem um

  • Aufgaben,
  • Termine,
  • neue oder zuletzt genutzte Objekte,
  • Favoriten oder
  • Unternehmenskennzahlen handeln.

All diese Kennzahlen lassen sich in grafischen Auswertungen darstellen.

Potenziale im Eingangsrechnungsprozess

Factsheet im Bereich Eingangsrechnungsverarbeitung

Factsheet - Archiv für Validierungsdokumente
Grafik - Download Factsheet Archiv für Validierungsdokumente  | © HENRICHSEN4msd GmbH
Factsheet - Monitoring für SAPERION mit PRTG
Grafik - Download Factsheet Monitoring für SAPERION mit PRTG | © HENRICHSEN4msd GmbH
Factsheet - Eingangsrechnungsbearbeitung
Grafik - Download Factsheet Eingangsrechnungsbearbeitung | © HENRICHSEN4msd GmbH

News, Webinare und Events im Bereich Eingangsrechnungsverarbeitung

Digitalisierung & Prozessbeschleunigung bei eingehenden Rechnungen - Das geht auch mit SAPERION. Finden Sie heraus, wie Sie den gesamten Rechnungseingangsprozess automatisieren können. Dafür gibt es eine einfach zu bedienende, sichere und elegante Lösung zur Erfassung, Prüfung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

mehr lesen
Webinar

Digitalisierung & Prozessbeschleunigung bei eingehenden Rechnungen - Das geht auch mit SAPERION. Finden Sie heraus, wie Sie den gesamten Rechnungseingangsprozess automatisieren können. Dafür gibt es eine einfach zu bedienende, sichere und elegante Lösung zur Erfassung, Prüfung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

mehr lesen
Webinar

Diese Lösungen können Sie
auch interessieren

Sie befinden Sich im Bereich Beschaffungsprozesse
Eingangsrechnungsverarbeitung

Ich suche nach