Purchase to Pay (P2P)

 

Vom Einkauf bis zur Bezahlung mit durchgängigen Prozessen performen

Purchase to Pay macht digital noch mehr Spaß!

Nicht erst CORONA hat den Unternehmen gezeigt, dass digitalisierte Prozessketten wie ein Purchase to Pay Prozess - vom Einkauf hin zum Bezahlprozess - unumgänglich sind.

Ohne fehlende digitale Unterstützung fallen sowohl im Einkauf als auch in der Finanzbuchhaltung viele Tätigkeiten an, die nur sehr mühsam und aufwändig erledigt werden können.

Der klassische Prozess startet in der Regel mit einer Bedarfsanforderung (BANF) die oftmals (noch) nicht über ein ERP System generiert werden kann. Hier werden Papiervordrucke gefüllt oder Word / Excel Dateien erstellt und an den zuständigen Einkauf zur Bearbeitung weitergeleitet. Das Anfragen der Ware und einholen von Angeboten auf Basis der Bedarsfanforderung ist ohne Digitalisierung oft nur sehr schwer zu durchblicken denn die Dokumente werden an verschiedenen Plätzen abgelegt und verwaltet.

Nachdem die Bestellung dann ausgelöst und die Auftragsbestätigung erhalten wurde wartet man sehnsüchtig auf die Lieferung. Auch hier arbeiten verschiedene Abteilungen an einem Vorgang, jedoch oftmals ohne zentrale Dokumenten- und Informationsverwaltung.

Am Ende des analogen Purchase to Pay Prozesses erhält der Einkauf die Rechnung des Lieferanten und prüft diese auf Richtigkeit:

  • Was wurde angefragt?
  • Wie wurde angeboten?
  • Was wurde bestellt?
  • Was wurde geliefert?
  • Stimmt die Rechnung dann überhaupt?

Um diese Prozesskette sicherer und vorallem transparenter zu gestalten bietet sich eine Digitalisierung über ein DMS / ECM System an! Ein Relevanter Nebeneffekt der kompletten Digitalisierung eines Purchase to Pay Prozesses ist auch, dass unterschiedliche Arbeitsweisen und Verfahren an den Tag kommen:

  • Verschiedene Ablagestrukturen, Systeme und Orte
  • Erschwerte Berechtigungs- und Zugriffsrechte
  • Arbeiten mit Papier vs. Digitale Formate
  • Komplexe IT Landschaft

Ihr Ansprechpartner

Sascha Bippus
Vertriebsleiter

Um einen Eindruck zu bekommen, skizzieren wir einmal einen digitalen Purchase to Pay Prozess:

1. Bedarfsanforderung (BANF)

Die Bedarfsanforderung ist in der Regel der Beginn eines Purchase to Pay Prozesses. Diese kann schon in vielen ERP Systemen generiert werden, jedoch wird dieser Prozess in vielen Fällen nicht genutzt. DMS / ECM Systeme können diesen Schritt ebenfalls übernehmen! Über ein eBANF Formular können, mit Zugriff auf die Artikelstammdaten, alle notwendigen Informationen eingetragen werden und anschließend via Workflow an den Einkauf übermittelt werden. Die Transparenz und Nachvollziehbarkeit ist somit gewährleistet!

2. Angebotsphase

Sollte eine Anfrage aus dem ERP System erstellt werden, kann diese direkt im DMS / ECM zur Bedarfsanforderung abgelegt werden. Bei einer Anfrage per E-Mail ist es ebenso möglich diese zu digitalisieren. Das Angebot vom Lieferanten ist für den Purchase to Pay Prozess von großer Wichtigkeit und findet natürlich auch den Weg in die digitale Akte!

3. Bestellprozess

Die ausgehende Bestellung kann wieder automatisch zu allen vorhergehenden Dokumenten archiviert werden und auch die erhaltene Auftragsbestätigung kann hinzugefügt werden. Hinzu kommt, dass zu jederzeit auf die Dokumente zugegriffen werden kann - dies natürlich auch von überall!

4. Wareneingang

Auch beim Wareneingang kann jedes Dokument des Purchase to Pay Prozess eingesehen werden und somit die Richtigkeit sichergestellt werden. Am Ende wird auch der Lieferschein digitalisiert und vervollständigt der Akte.

5. Die Eingangsrechnung

Um hier lästige Erfassungstätigkeiten zu vermeiden, wird die Eingangsrechnung digitalisiert und via OCR Technologie (SQUEEZE) ausgelesen. Anhand der Bestellnummer wird im ERP System geprüft, ob auch alle Artikel berechnet wurden. Zusätzlich kann gegen den Wareneingang geprüft werden, ob diese Bestellung auch schon komplett geliefert wurde. Anschließende Freigaben, Kontierungen oder Reklamationen können danach auf DMS / ECM oder ERP Seite durchgeführt werden.

Vorteile eines digitalen Purchase to Pay Prozess

Die elektronische Bedarfsanforderung (eBANF) ist schnell zu implementieren und vereint die Bedarfsmeldung mit der Angebotseinholung und den Bestellungen.

Steigerung der Transparenz

Alle Daten und Dokumente des Prozesses werden in einem System abgebildet und lassen sich jederzeit abteilungsübergreifend und Ortunabhängig einsehen. 

Bessere Datenqualität

Manuelle Tätigkeiten werden minimiert und so die Fehleranfälligkeit reduziert.

Effizienzsteigerung

Administrative Aufwände im Einkauf un der Finanzbuchhaltung werden gesenkt . Wertvolle Arbeitszeit wird freigesetzt und Kosten werden gesenkt. 

Sicherstellung der Compliance

Automatische Einhaltung von internen Richtlinien und rechtlichen Vorgaben.

Prozesssicherheit

digitale Workflows schaffen eine Sicherhheit im Purchase to Pay Prozess.

Fristenkontrolle

Fristen werden digital überwacht, so kann schnell auf Ereignisse reagiert werden.

Schnelle Implementierung

Durch Standardisierte und mehrfach eingesetzte Lösungen.

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