Purchase to Pay (P2P) – den kompletten Ablauf digitalisieren
Vom Einkauf bis zur Bezahlung mit durchgängigen Prozessen performen
Purchase to Pay macht digital noch mehr Spaß!
Nicht erst CORONA hat den Unternehmen gezeigt, dass digitalisierte Prozessketten wie ein Purchase to Pay Prozess - vom Einkauf hin zum Bezahlprozess - unumgänglich sind.
Ohne fehlende digitale Unterstützung fallen sowohl im Einkauf als auch in der Finanzbuchhaltung viele Tätigkeiten an, die nur sehr mühsam und aufwändig erledigt werden können.
Der klassische Prozess startet in der Regel mit einer Bedarfsanforderung (BANF) die oftmals (noch) nicht über ein ERP System generiert werden kann. Hier werden Papiervordrucke gefüllt oder Word / Excel Dateien erstellt und an den zuständigen Einkauf zur Bearbeitung weitergeleitet. Das Anfragen der Ware und einholen von Angeboten auf Basis der Bedarsfanforderung ist ohne Digitalisierung oft nur sehr schwer zu durchblicken denn die Dokumente werden an verschiedenen Plätzen abgelegt und verwaltet.
Nachdem die Bestellung dann ausgelöst und die Auftragsbestätigung erhalten wurde wartet man sehnsüchtig auf die Lieferung. Auch hier arbeiten verschiedene Abteilungen an einem Vorgang, jedoch oftmals ohne zentrale Dokumenten- und Informationsverwaltung.
Am Ende des analogen Purchase to Pay Prozesses erhält der Einkauf die Rechnung des Lieferanten und prüft diese auf Richtigkeit:
- Was wurde angefragt?
- Wie wurde angeboten?
- Was wurde bestellt?
- Was wurde geliefert?
- Stimmt die Rechnung dann überhaupt?
Um diese Prozesskette sicherer und vorallem transparenter zu gestalten bietet sich eine Digitalisierung über ein DMS / ECM System an! Ein Relevanter Nebeneffekt der kompletten Digitalisierung eines Purchase to Pay Prozesses ist auch, dass unterschiedliche Arbeitsweisen und Verfahren an den Tag kommen:
- Verschiedene Ablagestrukturen, Systeme und Orte
- Erschwerte Berechtigungs- und Zugriffsrechte
- Arbeiten mit Papier vs. Digitale Formate
- Komplexe IT Landschaft
Um einen Eindruck zu bekommen, skizzieren wir einmal einen digitalen Purchase to Pay Prozess:
Der Purchase to Pay Prozess besteht aus mehreren einzelnen Schritten. Abhängig von der konkreten Umsetzung sind in Organisationen einige der Bereiche bereits heute digitalisiert. Es kommen jedoch oft verschiedene Plattformen zum Einsatz und manuelle Arbeitsschritte sowie auf Papier basierende Konzepte sind weiterhin vorhanden. So läuft ein Purchase to Pay Prozess üblicherweise ab:
1. Bedarfsanforderung (BANF)
Die Bedarfsanforderung ist in der Regel der Beginn eines Purchase to Pay Prozesses. Diese kann schon in vielen ERP Systemen generiert werden, jedoch wird dieser Prozess in vielen Fällen nicht genutzt. DMS / ECM Systeme können diesen Schritt ebenfalls übernehmen! Über ein eBANF Formular können, mit Zugriff auf die Artikelstammdaten, alle notwendigen Informationen eingetragen werden und anschließend via Workflow an den Einkauf übermittelt werden. Die Transparenz und Nachvollziehbarkeit ist somit gewährleistet!
2. Angebotsphase
Sollte eine Anfrage aus dem ERP System erstellt werden, kann diese direkt im DMS / ECM zur Bedarfsanforderung abgelegt werden. Bei einer Anfrage per E-Mail ist es ebenso möglich diese zu digitalisieren. Das Angebot vom Lieferanten ist für den Purchase to Pay Prozess von großer Wichtigkeit und findet natürlich auch den Weg in die digitale Akte!
3. Bestellprozess
Die ausgehende Bestellung kann wieder automatisch zu allen vorhergehenden Dokumenten archiviert werden und auch die erhaltene Auftragsbestätigung kann hinzugefügt werden. Hinzu kommt, dass zu jederzeit auf die Dokumente zugegriffen werden kann - dies natürlich auch von überall!
4. Wareneingang
Auch beim Wareneingang kann jedes Dokument des Purchase to Pay Prozess eingesehen werden und somit die Richtigkeit sichergestellt werden. Am Ende wird auch der Lieferschein digitalisiert und vervollständigt der Akte.
5. Die Eingangsrechnung
Um hier lästige Erfassungstätigkeiten zu vermeiden, wird die Eingangsrechnung digitalisiert und via OCR Technologie (SQUEEZE) ausgelesen. Anhand der Bestellnummer wird im ERP System geprüft, ob auch alle Artikel berechnet wurden. Zusätzlich kann gegen den Wareneingang geprüft werden, ob diese Bestellung auch schon komplett geliefert wurde. Anschließende Freigaben, Kontierungen oder Reklamationen können danach auf DMS / ECM oder ERP Seite durchgeführt werden.
Jeder einzelne dieser Schritte lässt sich digitalisieren. Dadurch entsteht zusätzlich eine direkte Verbindung zwischen Einkauf und Buchhaltung im Unternehmen. Digitale Lösungen vereinfachen die Workflows und schaffen Transparenz. Eine manuelle Weiterleitung der Informationen ist nicht mehr erforderlich, da das System zentral alle Daten verwaltet. Die verantwortlichen Mitarbeitenden sehen den Status jeweils im eigenen Dashboard inklusive aller relevanter Informationen.
So erhält die Einkaufsabteilung automatisch alle Anfragen. Von dort wird die konkrete Beschaffung eingeleitet. Im System erfolgt eine Aktualisierung des Status der Beschaffung, der für alle Beteiligten einsehbar ist. Alle Dokumente, die nicht digital eingehen und den Prozess betreffen, werden digitalisiert und dem Vorgang hinzugefügt. Der Wareneingang wird ebenfalls digital vermerkt, sodass eine Aktualisierung des Bestellprozesses vorgenommen wird. Dann sind eine Kontrolle der Lieferung sowie der Rechnung zeitnah möglich. Das ERP-System übernimmt abschließend die Kontrolle über die Bezahlung und leitet entsprechende Vorgänge ein. Diese müssen dann nur noch einmalig kontrolliert und freigegeben werden.
Vorteile eines digitalen Purchase to Pay Prozess
Steigerung der Transparenz
Alle Daten und Dokumente des Prozesses werden in einem System abgebildet und lassen sich jederzeit abteilungsübergreifend und Ortunabhängig einsehen.
Bessere Datenqualität
Manuelle Tätigkeiten werden minimiert und so die Fehleranfälligkeit reduziert.
Effizienzsteigerung
Administrative Aufwände im Einkauf un der Finanzbuchhaltung werden gesenkt . Wertvolle Arbeitszeit wird freigesetzt und Kosten werden gesenkt.
Sicherstellung der Compliance
Automatische Einhaltung von internen Richtlinien und rechtlichen Vorgaben.
Prozesssicherheit
digitale Workflows schaffen eine Sicherhheit im Purchase to Pay Prozess.
Fristenkontrolle
Fristen werden digital überwacht, so kann schnell auf Ereignisse reagiert werden.
Schnelle Implementierung
Durch Standardisierte und mehrfach eingesetzte Lösungen.
Procure to Pay – der digitale Beschaffungsprozess
Procure to Pay bezeichnet alle Vorgänge, die im Zusammenhang mit der Bedarfsanforderung anfallen. Dies beginnt mit einer Anfrage. Bereits hier zeigt sich, wie kompliziert der Prozess in vielen Fällen ist. Mitarbeitende müssen selbst kleinste Hilfsmittel handschriftlich oder über eigens eingerichtete Verfahren mit Microsoft Office anfragen.
Dies ist nicht nur ineffizient und unpraktisch, es geht auch die Übersicht verloren. Mitarbeitende haben keine Möglichkeit mehr, selbst nachzuprüfen, in welcher Phase sich die Anforderung befindet. Informationen müssen direkt beim Einkauf angefragt werden. Dies kostet die involvierten Mitarbeitenden erneut wertvolle Zeit.
Mit digitalisierten Purchase to Pay Lösungen entfallen solche komplexen und antiquierten Verfahren. Bedarfsanforderung (BANF) werden direkt im System gestellt. Dort bleibt der Prozess sichtbar, sodass jederzeit Transparenz gewährleistet ist.
Digitale Purchase to Pay Lösungen
In der Praxis übernehmen Purchase to Pay Lösungen die Verwaltung der Beschaffungsprozesse. Es gibt hier verschiedene Optionen, wie sich Purchase to Pay und Procure to Pay umsetzen lassen. Eine Erweiterung und Integration in vorhandene ERP-Systeme ist eine Option. Systeme für das digitale Dokumentenmanagement schaffen die erforderliche Infrastruktur, mit der sich alle Dokumente digital verwalten lassen. Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) bringen alle Funktionen mit, um jeden Schritt im Purchase to Pay Prozess digital umsetzen. Der Vorteil beim Einsatz eines einzelnen Systems ist, dass alle Informationen zentral an einem Ort zu finden sind.
Diese Purchase to Pay Lösungen bietet HENRICHSEN4msd an:
- elektronische Bedarfsanforderung
- Systeme für das digitale Dokumentenmanagement
- Lösungen für Enterprise-Content-Management-Systeme
- digitale Rechnungs- und Lieferscheinverarbeitung
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News, Webinare und Events im Bereich Purchase to Pay
Als BANF wird ein interner Prozess bezeichnet, bei dem eine Ware oder Dienstleistung angefordert wird. Die BANF wird auch Bestell- oder Bedarfsanforderung genannt. Mit der BANF schaffen Sie ein einheitliches System, mit dem Ihre Mitarbeitenden Anforderungen einreichen können.
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