Die Eingangsrechnung – eine organisatorische Herausforderung
Optimieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung mit Hilfe von SQUEEZE
Aktuelle Probleme und die entsprechenden Lösungen im Rechnungseingang 2.0
In keinem Unternehmensprozess sind sich unsere Kunden so einig wie im Rechnungseingang, denn dort sind die Abläufe oftmals die gleichen. Aber nicht nur die Abläufe sind gleich, sondern auch die damit verbundenen Tätigkeiten und Probleme:
- Eingehende Rechnungen verteilen
- Mehrfacherfassung der Rechnung
- unnötiges kopieren
- Skontofristen können nicht gehalten werden
- keine Transparenz
- unnötige Kosten werden verursacht
- uvm.
Rückblickend betrachtet stellt sich bei Neuprojekten heraus, dass in 80% der Projekte die Rechnungsverarbeitung der größte "Pain" beim Kunden darstellt. In den letzten 10 Jahren hat sich der Prozess von Eingangsrechnungen mehrfach gewandelt was jedoch daruf zurück zu führen ist, dass noch vor 10 Jahren max. 10 % der Eingangsrechnungen digital zugestellt wurden.
Rechnungsbearbeitung mit digitalen Systemen
Der erste Schritt zu einer digitalisierten Verarbeitung ist der Umgang mit eingehenden Rechnungen. Diese müssen in einer einheitlichen Form digitalisiert werden, wobei alle potenziellen Formen von eingehenden Rechnungen zu berücksichtigen sind. Dazu gehören vor allem die folgenden Formate:
- Papierrechnungen,
- Rechnungen per Mail,
- XRechnungen oder
- ZUGFeRD
Die Lösung sind Scanner und intelligente Softwarelösungen. Software erkennt eingehende Rechnungen in Mails und überträgt diese automatisch in das interne Rechnungssystem. Scanner mit einer optischen Zeichenerkennung und Künstlicher Intelligenz gehen mit allen Formen von Papierrechnungen um und transformieren diese ebenfalls selbständig in eine digitale Form.
Unternehmen profitieren mit einer automatisierten Rechnungsverarbeitung von diesen Vorteilen:
- einheitliches System für alle eingehenden Rechnungen
- automatisierte Rechnungsverarbeitung
- Rechnungs- und Zahlungskontrolle mit Künstlicher Intelligenz
Eine große Herausforderung sind Rechnungen in unterschiedlichen Formaten. Einige Rechnungen treffen digital per Mail ein, andere auf dem Postweg in Papierform. Mit digitalen Systemen für die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen lassen sich Abläufe standardisieren, beschleunigen und automatisieren.
SQUEEZE your documents.
Mit der Technologisch fortschritlichen Sofware Lösung SQUEEZE, von der Dexpro Solution GmbH aus Hamburg, bringen wir die Beleginterpretation auf ein neues Level und schaffen für Ihr Unternehmen einen enormen Mehrwert.
Durch den Einsatz von verschiedenen OCR Technologien schafft es SQUEEZE auch nicht nur Rechnungen zu erkennen, sondern bietet die Möglichkeit Ihren gesamten Posteingang zu digitalisieren!
SQUEEZE nutzt für die Validierung nicht nur bestehende Stammdaten wie z.B. Kreditorenstamm, Bestellstamm, etc. sondern setzt in der Cloudvariante auch künstliche Intelligenz (KI) ein.
Die Leseergebnisse der künstlichen Intelligenz sind äußerst präzise und können mittels Stamm- und Bewegungsdaten der ERP Systeme verdichtet und so zu einer vollautomatischen Erfassung korrekter Daten führen. Zusätzlich kann je nach Finanzbuchhaltung anhand von historischen Daten nicht nur die inhaltliche Erkennung, sondern auch Kontierungen erlernt und automatisiert werden.
SQUEEZE kann nicht nur als Webclient mit eigener Oberfläche benutzt, sondern auch in mehrere ERP Systeme voll integriert werden - möchten Sie wissen welche Integrationen verfügbar sind?
Einheitliche Prozesse für Ihren maximalen Erfolg!
Ein wichtiger Kernprozess in Unternehmen ist die Eingangsrechnungsbearbeitung. Sie bindet erhebliche personelle und finanzielle Ressourcen. Durch herkömmliche, manuelle Bearbeitung kommt es zu langen Durchlaufzeiten, zahllosen Kopien, aufwendiger Suche nach Rechnungen und überlaufenden Aktenregalen. Ein digitales Eingangsrechnungsmanagement hingegen führt zu hoher Prozessqualität, Transparenz, Schnelligkeit und Auskunftsfähigkeit – zu jeder Zeit.
Schaffen Sie maximalen Erfolg durch einheitliche Prozesse:
- Rechnungslesung
- Archivierung
- Rechnungsprüfung
- Datenübergabe
Die Vorteile der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung im Überblick
Usability
Integrierbar in eine Vielzahl von ERP Systemen.
Rechtskonform
Erfüllung der Gesetzlichen Anforderungen (GoBD) und inkludierte §14 Prüfung.
Transparenz
Haben Sie Ihre Eingangsrechnungen jederzeit im Blick.
Zukunftssicher
Profitieren Sie von einer zukunftssicheren Technologie.
Zeitersparnis
Reduzieren Sie Ihre Durchlaufzeiten.
Kostenersparnis
Verpassen Sie keine Skontofrist mehr.
Plattformunabhängig
Egal ob On-Prem, Cloud oder Hybrid - betreiben Sie Ihre Belegerkennung nach Ihren Wünschen.
Standardisiert
Nutzen Sie eine Vielzahl von Standardschnittstellen für Daten Ex- und Importe.
Integrieren Sie SQUEEZE in Ihr ERP System
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung und ihre Vorteile
Im Alltag profitieren Unternehmen von der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Vor allem spart diese Methode viel Arbeitszeit. Die Software führt viele Arbeitsschritte automatisch aus, die vorher besonders die Buchhaltung belastet haben. Dazu gehört das Verbuchen von Vorgängen sowie die Kontrolle von Zahlungen. Die Künstliche Intelligenz hilft hier bei der korrekten Kontierung und lernt die Besonderheiten eines Unternehmens in kurzer Zeit. Zudem erfolgt automatisch eine Zuordnung aller Aktivitäten zum richtigen Vorgang. Auf diese Weise sind Rechnungen und der physische Wareneingang immer direkt miteinander verbunden und nachvollziehbar.
Darüber hinaus ist es möglich, im gleichen Arbeitsschritt den vollständigen Schritt zu einem papierlosen Betrieb umzusetzen. Dieselbe Technik kommt bei Dokumenten-Management-Systemen zum Einsatz. Diese erlauben es, die gesamte Kommunikation im Unternehmen zu digitalisieren. Somit ist auch ein Zugriff auf alle Informationen von jedem beliebigen Punkt aus und in Echtzeit möglich. Neu eingegangene Rechnungen sind so sofort nach der Digitalisierung für jeden Mitarbeitenden im Netzwerk verfügbar, ohne dass ein Stück Papier transportiert werden muss. Auf diese Weise verkürzt die Digitalisierung von Eingangsrechnungen die Durchlaufzeiten und verhindert, dass Rechnungen verloren gehen.
Das digitale Archiv ist ein weiterer Teil der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Hier erfolgt eine revisionssichere und somit gesetzeskonforme Ablage aller Vorgänge. Durch die intuitive Suche lassen sich alte Vorgänge innerhalb von Sekunden auffinden. Gleichzeitig sind damit die unpraktischen Papierarchive obsolet. Unternehmen sparen viel Platz und ebenfalls Zeit, die für den Betrieb eines Papierarchivs erforderlich sind.
Rechnungen digitalisieren – Lösungen von HENRICHSEN4msd
Die Umstellung auf eine digitale Rechnungsbearbeitung ist vergleichsweise einfach. Mit einer intelligenten Lösung auf Basis der OCR-Technologie und einer flexiblen Softwareplattform ist der Wechsel im Live-Betrieb für jedes Unternehmen möglich. Wir begleiten Unternehmen während dieser Transferphase und schulen Mitarbeitende im Umgang mit Webinaren.
HENRICHSEN4msd setzt die digitale Rechnungsbearbeitung mit diesen Lösungen um:
- SQUEEZE als zentrale Softwarelösung
- Systeme für das Scannen von Rechnungen mit OCR-Technologie
- Integration der automatisierten Rechnungsverarbeitung in bestehende ERP-Systeme
News, Webinare und Events im Bereich Eingangsrechnungsverarbeitung
Als BANF wird ein interner Prozess bezeichnet, bei dem eine Ware oder Dienstleistung angefordert wird. Die BANF wird auch Bestell- oder Bedarfsanforderung genannt. Mit der BANF schaffen Sie ein einheitliches System, mit dem Ihre Mitarbeitenden Anforderungen einreichen können.
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Die weltweite Corona-Pandemie, die Ende des Jahres 2019 begann, hat viele Bereiche des täglichen Lebens verändert. Auch Unternehmen waren von diesen Entwicklungen betroffen. Regierungen haben zum Beispiel dazu geraten, Mitarbeitende in das Homeoffice zu verlagern, wann immer dies möglich ist.
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Der Begriff Digitalisierung gehört seit einigen Jahren zu den Schlagwörtern, wenn es um Veränderungen von Unternehmensstrukturen geht. Dabei bleibt der Ausdruck ohne konkrete Strategie eine leere Phrase. Tatsächlich bringt die Digitalisierung – bei richtiger Umsetzung – viele Vorteile und enorme Chancen für Unternehmen mit sich.
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