Digitales Vertragsmanagement
Sicherer und schneller Zugriff auf Ihre Verträge
Verträge verwalten - leicht gemacht!
Teilweise scheuen Unternehmen die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements. Vor allem der Prozess des Umstiegs bereitet Sorgen, da Probleme mit dem neuen System befürchtet werden. Tatsächlich ist die Digitalisierung im Vertragsmanagement eine recht simple Aufgabe, die für Arbeitserleichterung sorgt. Unternehmen, die ein digitales Vertragsmanagement implementiert haben, wissen außerdem die großen Vorteile in der Praxis zu schätzen. Zu den zentralen positiven Eigenschaften gehören die Transparenz, Auskunftsfähigkeit, Zeit- und Kostenersparnis.
Da ist beispielsweise die zentrale digitale Ablage. Diese erlaubt eine direkte Suche nach Inhalten, Daten, Laufzeiten, Vertragspartnern und vielen weiteren Faktoren. Dies gelingt, da ein modernes Vertragsmanagement alle wichtigen Informationen der Vertragsakte abspeichert. Die langwierige Suche in Vertragsakten nach einem bestimmten Vorgang gehört somit der Vergangenheit an.
Weiterhin ist eine digitale Vertragsakte ortsunabhängig. Mit einem Papierarchiv ist es notwendig, vor Ort die Akten aufzusuchen, wenn ein Vorgang gesucht wird. Mit einem digitalen Vertragsmanagement gelingt der Zugriff von überall. Dies kann auch das Homeoffice sein.
Mit einer kompletten digitalen Ausrichtung im Unternehmen, inklusive dem Vertragsmanagement, entfallen viele Druck- und Kopiervorgänge. Diese sind nicht nur zeitintensiv, sie kosten auch Geld. Kopien von Dokumenten, die dann an vielen Stellen zusätzlich abgelegt werden, entfallen komplett. Anstelle dessen gelangt alles in die digitale Vertragsakte. So können Unternehmen Druckkosten sparen und die Büroverwaltung optimieren.
Zu den Vorteilen eines effektiven digitalen Vertragsmanagements gehören die folgenden Punkte:
- Unternehmen können Druckkosten sparen
- platzsparend, zuätzliche Ablageorte nicht mehr benötigt wird
- zeitintensive Suche in Vertragsakten entfällt durch die digitale Dokumentensuche
- zentrale Archivierung aller Vertragsdokumente
- alle Dokumente sind immer und überall verfügbar, auch im Homeoffice
- Reduzierung von Kosten, die durch die Papierverwaltung entstehen
- Einhaltung von Compliance und gesetzlichen Vorgaben
- ermöglicht mobile Work und Workplace 4.0
- Fristenkontrolle
- Überblick über die Vertragslaufzeiten
- Hilfe im Vertragscontrolling
Während der Installations- und Betreuungsdauer von drei Tagen konnten wir uns hier im Hause von der kompetenten, schnellen und gewissenhaften Arbeitsweise der Mitarbeiter von HENRICHSEN4msd überzeugen. Wir setzen auch in Zukunft auf die gute Zusammenarbeit!
Die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements im Überblick
Revisionssicherheit
Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und aktuellen DSGVO-Vorgaben.
Berechtigungskonzept
Klare Regelung von Zugriffen und Verantwortungen.
Transparenz
Stetiger Zugriff auf Ihre Verträge und komplette Nachvollziehbarkeit von Freigabe- und Prüfprozessen.
Bearbeitung
Egal ob digital signieren oder Befüllung von Word-Vorlagen, arbeiten Sie digital an Ihren Verträgen!
Fristenmanagement
Verpassen Sie keine Kündigungsfristen mehr und sparen Sie so bares Geld.
Recherchefunktion
Finden Sie all Ihre Vertragsdokumente über einfache Suchfunktionen.
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Unser HENRICHSEN4msd Team wird sich so schnell wie möglich bei Ihnen melden!
News, Webinare und Events im Bereich Vertragsmanagement
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