Wareneingang in Unternehmen – Prozesse digitalisieren und optimieren

Der Wareneingang ist Teil der Beschaffungskette in Unternehmen. Ohne manuelle Arbeit kommt dieser Bereich nicht aus, denn die Güter müssen logischerweise angenommen und der weiteren Verwendung zugeführt werden. Dennoch bietet die Digitalisierung auch im Wareneingang praktische Lösungen für die Optimierung und Automatisierung.

Vorteile der Digitalisierung im Wareneingang:

  • Daten zu Warenlieferungen an jedem Punkt verfügbar
  • Fehlerquellen werden minimiert
  • hoher Grad der Automatisierung

Bei Warenlieferungen kommt es unter anderem darauf an, zu kontrollieren, ob die angelieferten Güter wie bestellt eingetroffen sind und ob die Rechnung korrekt ist. Mit wachsenden Unternehmensstrukturen wird dieser Prozess zunehmend komplexer. Dann sind mehrere Abteilungen und eventuell sogar getrennte Standorte involviert.

Ihr Ansprechpartner

Sascha Bippus
Vertriebsleiter

Digital den Wareneingang buchen

Der Vorgang des eigentlichen Eingangs der Waren folgt einem klaren Ablauf. Zu diesem gehören die Kontrolle und die Registrierung der Güter. Ebenfalls ist es notwendig, die betreffenden Abteilungen und Mitarbeitenden zu informieren. Hier sind manuelle Arbeitsabläufe weit verbreitet, denn die ankommenden Waren und Lieferscheine sind nicht in einem einheitlichen Standard vorhanden. Selbst wenn digitale Systeme zum Einsatz kommen, erfolgt die Registrierung der eingehenden Waren oft per Hand. Mitarbeitende geben die Informationen vom Paket manuell in das System ein.

Über die Digitalisierung ist es möglich, andere Workflows beim Wareneingang buchen zu etablieren. Mit der OCR-Erkennung, also einer optischen Texterkennung, gelingt der Scan von eingehenden Waren deutlich schneller als über die manuelle Kontrolle und Eingabe. Dies sorgt auch dafür, dass der Lieferschein revisionssicher gespeichert wird. Die damit verknüpfte Wareneingangs Software verbindet dann den Vorgang direkt mit dem passenden Auftrag und aktualisiert den Status im System.

Der digitale Wareneingangs Prozessablauf im Detail

Der klassische Wareneingangs Prozessablauf durchläuft mehrere Stationen. Diese sind alle geprägt von manueller Arbeit, die viel Zeit in Anspruch nimmt. Dies beginnt mit der Suche nach dem Lieferschein, der nicht immer beim Eingang dabei ist. Falls dieser fehlt, beginnt die Recherche, um die Waren zuzuordnen. Dann erfolgt ein manueller Abgleich der gelieferten Waren mit dem Lieferschein. Eine Kontrolle, ob die Waren mit der Bestellung übereinstimmen, ist noch nicht möglich. Dies erfolgt erst, wenn der Vorgang erfasst und weitergeleitet ist. Der Einkauf kontrolliert dann separat, ob der erfasste Eingang mit der Bestellung übereinstimmt. Erst dann ist eine Weiterleitung der Güter möglich.

Durch die Digitalisierung lässt sich der Wareneingangs Prozessablauf vollständig verändern. Der Mitarbeitende im Eingang scannt einfach den Lieferschein oder die Paketnummer. Das System ordnet die Lieferung zu und ruft den dazugehörigen Vorgang auf. Somit sieht der Mitarbeitende direkt, welche Waren bestellt wurden. Auf diese Weise ist innerhalb von Sekunden nach dem Eingang die Mengenkontrolle möglich.

Die Digitalisierung des Wareneingangs und ihre Vorteile

Von der Digitalisierung im Wareneingang profitieren Unternehmen auf mehrere Weisen.

Schnellere Verarbeitung

Zum einen lässt sich der Wareneingang deutlich schneller verarbeiten. Mit einem Scanvorgang sind die Waren erfasst.

Geringerer Aufwand

Nach dem Scanvorgang der Ware übernimmt alle weiteren Aufgaben die Software. Manuelle Tätigkeiten werden minimiert.

Mehr Kontrolle

Die Wareneingangs Software zeigt dem Mitarbeitenden sofort an, zu welchem Vorgang die Güter gehören. Somit ist direkt eine Kontrolle auf Vollständigkeit möglich.

Fehlerquote minimieren

Falsch registrierte Waren oder Irrläufer lassen sich vermeiden. Das minimiert auch die Fehlerquote. 

Verknüpfung der Waren mit dem Bestellvorgang

Der Status im System wird in Echtzeit aktualisiert. So sind die involvierten Abteilungen und Mitarbeitenden jederzeit über den Stand der Warenlieferung informiert.

automatisierte Prozessabläufe

Die Software erstellt zudem die Buchungen für die Buchführung und automatisiert somit die Prozessabläufe.

Mit Wareneingang Software Workflows automatisieren

Der Mittelpunkt von Lösungen für den Wareneingang ist Software. Diese ermöglichen die direkte Digitalisierung aller Vorgänge im Zusammenhang mit dem Eingang von Waren. In Kombination mit Scannern mit OCR-Technologie ist es möglich, vollständig auf ein digitales System umzusteigen.

Die Wareneingangs Software übernimmt jedoch noch weitere Aufgaben im Hintergrund. Hier steht vor allem die automatische Zuordnung von Vorgängen sowie die Koordination unterschiedlicher Abteilungen im Fokus. Moderne Wareneingangs Software ist in der Lage, automatisch die Vorgänge zuzuordnen, zu sammeln sowie die entsprechenden Schritte in der Buchhaltung und dem Einkauf einzuleiten. Dies betrifft den Ausgleich in der Kreditorenbuchhaltung und die Vorbereitung von Zahlungen, wenn die Prüfung im Wareneingang den Vorgang freigibt. Damit trägt die Software zu einem hohen Grad der Automatisierung im Wareneingangs Prozessablauf bei.

Lösungen von HENRICHSEN4msd für den digitalen Wareneingang:

  • ORC-Software SQEEZE
  • Dokumenten-Management-Systeme
  • ECM Systeme
  • Lösungen für die Digitalisierung von Eingangsrechnungen

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