Verfahrensdokumentation

Compliance erfordert revisionssichere Speicherung und Langzeitarchivierung

Compliance steht kurz gesagt für die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und unternehmenseigenen Regeln. Das rasante Wachstum an Informationen (Big Data) sowie gestiegene Compliance-Richtlinien fordern Unternehmen auf, verstärkt den Fokus auf eine elektronische Archivierung ihrer Dokumente im Sinne eines intelligenten Enterprise Content Managements zu richten.

Compliance kann niemals ein Standard sein, sondern muss immer an die individuellen Besonderheiten und Bedürfnisse jedes einzelnen Unternehmens angepasst werden. Compliance versteht sich mithin als eine ganzheitliche Unternehmensaufgabe, deren Umsetzung als dauerhafter Prozess und nicht als kurzfristige Maßnahme aufgefasst werden muss.

ECM-Lösungen tragen bereits in vielen Unternehmen zur Vermeidung von Regelverletzungen bei. Dazu gehört z. B. die Personalakte im Kontext des Datenschutzes genauso, wie die Vertragsakte zur Reduzierung von Betrugsfällen, z. B. durch fertige Vertragstextbausteine und Freigaben via Vier-Augen-Prinzip.

Gleichzeitig sind auch alle Teilbereiche von ERP- und ECM-Lösungen Compliance-konform zu gestalten. Zu den Compliance-Anforderungen im ECM gehören insbesondere Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit, Schutz vor:

• Veränderung und Verfälschung,
• Sicherung vor Verlust,
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sowie
• Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit.