Compliance steht kurz gesagt für die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und unternehmenseigenen Regeln. Das rasante Wachstum an Informationen (Big Data) sowie gestiegene Compliance-Richtlinien fordern Unternehmen auf, verstärkt den Fokus auf eine elektronische Archivierung ihrer Dokumente im Sinne eines intelligenten Enterprise Content Managements zu richten.
Compliance kann niemals ein Standard sein, sondern muss immer an die individuellen Besonderheiten und Bedürfnisse jedes einzelnen Unternehmens angepasst werden. Compliance versteht sich mithin als eine ganzheitliche Unternehmensaufgabe, deren Umsetzung als dauerhafter Prozess und nicht als kurzfristige Maßnahme aufgefasst werden muss.
ECM-Lösungen tragen bereits in vielen Unternehmen zur Vermeidung von Regelverletzungen bei. Dazu gehört z. B. die Personalakte im Kontext des Datenschutzes genauso, wie die Vertragsakte zur Reduzierung von Betrugsfällen, z. B. durch fertige Vertragstextbausteine und Freigaben via Vier-Augen-Prinzip.
Gleichzeitig sind auch alle Teilbereiche von ERP- und ECM-Lösungen Compliance-konform zu gestalten. Zu den Compliance-Anforderungen im ECM gehören insbesondere Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit, Schutz vor:
Schreibt das Gesetz schon seit langem eine revisionssichere Speicherung geschäftsrelevanter Dokumente für mindestens sechs bis zehn Jahre vor, fordern neue E-Government-Richtlinien eine erhöhte Berichts- und Dokumentationspflicht ganzer Geschäftsprozesse, z.B. bei der Rechnungslegung, für steuer- und handelsrelevante Forderungen des Finanzamts. Je nach Art des Geschäftsdokuments gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen seitens des Gesetzgebers.
Auch unternehmensinterne Interessen erfordern die jederzeitige Nachvollziehbarkeit verschiedener Versionsstände von Dokumenten und die Überwachung unterschiedlicher Fristen, wie z.B. von Kündigungsfristen bei Verträgen. Die permanente Verfügbarkeit benötigter Informationen – gleich welchen Formats – durch elektronische Archivierung bildet die Grundlage für schnelle Entscheidungen und effiziente Geschäftsprozesse.
In eintägigen Compliance-Workshops der HENRICHSEN4msd informieren und beraten wir Sie individuell über die Erfordernisse im Zusammenhang mit der Einführung von DMS-/ECM-Systemen. Fragen, wie z.B. "Was muss ich tun, damit ich nach dem Scannen einer Eingangsrechnung diese vernichten darf?" und viele weitere Themen werden in diesem Workshop erörtert. Darüber hinaus begleiten wir Sie gerne bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation.
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Das Jahr 2020 ist für uns alle außergewöhnlich. Daher haben wir uns entschlossen den HENRICHSEN Wunschbaum ins Leben zu rufen. Hinter 24 Türchen verstecken sich verschiedene Aktionen, für die unsere Kunden, Mitarbeiter und Freunde spenden können.
mehr lesenDie HENRICHSEN Gruppe wurde beim Wettbewerb "TOP SERVICE Deutschland 2020" für ihren Kundenservice ausgezeichnet.
mehr lesenDie Maßnahmen zur Bekämpfung von Covid-19 verändern sich derzeit fast täglich und wir unterstützen alle Vorhaben, die zur Eindämmung der Pandemie beitragen. Wir können Ihnen mitteilen, dass wir von der HENRICHSEN4msd GmbH vollumfänglich für Sie und Ihre IT-Themen zur Verfügung stehen.
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