Verfahrensdokumentation
Compliance / Verfahrensdokumentation genau nach Ihren Bedürfnissen
Compliance erfordert revisionssichere Speicherung und Langzeitarchivierung
Compliance steht kurz gesagt für die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und unternehmenseigenen Regeln. Das rasante Wachstum an Informationen (Big Data) sowie gestiegene Compliance-Richtlinien fordern Unternehmen auf, verstärkt den Fokus auf eine elektronische Archivierung ihrer Dokumente im Sinne eines intelligenten Enterprise Content Managements zu richten.
Compliance kann niemals ein Standard sein, sondern muss immer an die individuellen Besonderheiten und Bedürfnisse jedes einzelnen Unternehmens angepasst werden. Compliance versteht sich mithin als eine ganzheitliche Unternehmensaufgabe, deren Umsetzung als dauerhafter Prozess und nicht als kurzfristige Maßnahme aufgefasst werden muss.
ECM-Lösungen tragen bereits in vielen Unternehmen zur Vermeidung von Regelverletzungen bei. Dazu gehört z. B. die Personalakte im Kontext des Datenschutzes genauso, wie die Vertragsakte zur Reduzierung von Betrugsfällen, z. B. durch fertige Vertragstextbausteine und Freigaben via Vier-Augen-Prinzip.
Gleichzeitig sind auch alle Teilbereiche von ERP- und ECM-Lösungen Compliance-konform zu gestalten. Zu den Compliance-Anforderungen im ECM gehören insbesondere Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit, Schutz vor:
- Veränderung und Verfälschung,
- Sicherung vor Verlust,
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sowie
- Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit.
Dokumentationspflicht
Schreibt das Gesetz schon seit langem eine revisionssichere Speicherung geschäftsrelevanter Dokumente für mindestens sechs bis zehn Jahre vor, fordern neue E-Government-Richtlinien eine erhöhte Berichts- und Dokumentationspflicht ganzer Geschäftsprozesse, z.B. bei der Rechnungslegung, für steuer- und handelsrelevante Forderungen des Finanzamts. Je nach Art des Geschäftsdokuments gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen seitens des Gesetzgebers.
Ihre Vorteile
Auch unternehmensinterne Interessen erfordern die jederzeitige Nachvollziehbarkeit verschiedener Versionsstände von Dokumenten und die Überwachung unterschiedlicher Fristen, wie z.B. von Kündigungsfristen bei Verträgen. Die permanente Verfügbarkeit benötigter Informationen – gleich welchen Formats – durch elektronische Archivierung bildet die Grundlage für schnelle Entscheidungen und effiziente Geschäftsprozesse.
Workshops
In eintägigen Compliance-Workshops der HENRICHSEN4msd informieren und beraten wir Sie individuell über die Erfordernisse im Zusammenhang mit der Einführung von DMS-/ECM-Systemen. Fragen, wie z.B. "Was muss ich tun, damit ich nach dem Scannen einer Eingangsrechnung diese vernichten darf?" und viele weitere Themen werden in diesem Workshop erörtert. Darüber hinaus begleiten wir Sie gerne bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation.
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News, Webinare und Events
Die KUMAVISION AG, Anbieter von Business-Software auf Basis der Microsoft-Technologieplattform, übernimmt zum 1. Januar 2023 den DMS-Spezialist HENRICHSEN4msd GmbH. Die beiden Unternehmen intensivieren mit diesem Schritt ihre langjährige Zusammenarbeit bei ERP- und DMS-Lösungen im Microsoft-Umfeld.
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Als BANF wird ein interner Prozess bezeichnet, bei dem eine Ware oder Dienstleistung angefordert wird. Die BANF wird auch Bestell- oder Bedarfsanforderung genannt. Mit der BANF schaffen Sie ein einheitliches System, mit dem Ihre Mitarbeitenden Anforderungen einreichen können.
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Prozesse bestimmen den gesamten Arbeitsalltag in einem Unternehmen. Jeder Vorgang lässt sich als ein Prozess identifizieren. Oft zeigt sich bei einer genaueren Betrachtung, dass viele Abläufe Spielraum für eine Optimierung haben. Für Unternehmen ist es sehr interessant, solche Potenziale zu finden.
