Das moderne Dokumentenmanagement -  digital und strukturiert

 

Banner - Teaser Grafik Dokumentenmanagement | © HENRICHSEN4msd

Eine effiziente Verwaltung in Unternehmen erfolgt heutzutage komplett digital. Die Vorteile einer komplett digitalisierten Dokumenten-Verwaltung sind bereits nach kurzer Zeit sichtbar.

Zu den Vorteilen einer digitalen Dokumenten-Verwaltung gehören:

  • schneller und direkter Zugriff auf alle Schriftstücke und Informationen
  • Wegfall von papierbasierten Ablagesystemen
  • platz- und ressourcensparend
  • hohe Transparenz und Compliance

Mithilfe einer datenbankbasierten DMS-Lösung gelingt die Umsetzung einer multifunktionalen Dokumenten-Verwaltung. So bringen Sie Ordnung in Ihren gesamten Schriftverkehr und setzen das Konzept eines papierlosen Büros um. Mit einem digitalen System entfällt die aufwendige Suche nach Informationen. HENRICHSEN4msd hilft Ihnen bei der Integration eines solchen Systems, das alle Bereiche in Ihrem Unternehmen mit einschließt. Dies beginnt beim Posteingang und umfasst Rechnungen, den Schriftverkehr und alle weiteren Dokumente, die bisher in Papierform verwaltet werden mussten.

Ihr Ansprechpartner

Sascha Bippus
Vertriebsleiter

Revisionssichere Archivierung sorgt für Klarheit und Rechtssicherheit

Bei der Ablage von Dokumenten gibt der Gesetzgeber klare Richtlinien vor. Dies betrifft vor allem den Schutz vor Manipulation, eine zeitnahe Aufzeichnung sowie die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten. Mit einer revisionssicheren Archivierung kommen Sie allen Auflagen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen nach. Wir von HENRICHSEN4msd erstellen Systeme auf Basis von SAPERION ECM. Dieses Dokumenten-Management ist einfach zu verwalten, speichert alle Daten zentral und schützt diese vor nachträglichen Veränderungen. Eine Suche ist nach Inhalten möglich, sodass relevante Suchanfragen schnell und gezielt möglich sind.

Ein papierloses Büro – die Grundlage für den modern Workplace

Mit einem digitalen System für das Management Ihrer Dokumente legen Sie den Grundstein für den modern Workplace. Daten stehen jederzeit, ohne Verzögerung und ohne lange Suche an jedem Punkt Ihres Unternehmensnetzwerks zur Verfügung. Dies beinhaltet auch das Homeoffice, mobile Work und andere Orte abseits Ihrer Bürostrukturen.

Mit den Lösungen von HENRICHSEN4msd digitalisieren Sie alle Dokumente und arbeiten komplett papierfrei. Digitale Akten ermöglichen die Strukturierung von zusammengehörigen Vorfällen. Zukünftig speichern, bearbeiten und übermitteln Sie alle Dokumente nur noch in digitaler Form. Das spart Kosten, Zeit und erübrigt die klassische Ablage mit allen dazugehörigen Arbeiten.

Software für das Vertragsmanagement – jederzeit alles im Blick

Jedes Unternehmen schließt zahlreiche Verträge ab, sei es mit Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern. Mit einer Software für das Vertragsmanagement behalten Sie den Überblick. Alle Verträge inklusive der Details werden digital gespeichert. Ebenfalls ist eine Erstellung von Verträgen aus Vorlagen möglich. Dies spart Zeit und eliminiert Fehlerquellen.

Eine Software für das Vertragsmanagement erinnert Sie außerdem rechtzeitig, wenn Fristen anstehen. Signaturen können digital gezeichnet werden und es erfolgt eine DSGVO-konforme Archivierung der Verträge. Auch bei der Software für das Vertragsmanagement profitieren Sie von den Vorteilen der digitalen Dokumenten-Verwaltung. Sie haben von überall aus und jederzeit Zugriff auf die Vertragsdaten und können über die Volltextsuche gezielt nach bestimmten Verträgen suchen.

So gelingt die Digitalisierung mit SAPERION 

  • Ein starkes Team SAPERION & HENRICHSNE4msd - Ihre Vorteile
  • From "built to last" to "build to evolve"
  • Digitale Unterschriften
  • DSGVO - Jeder muss handeln
  • QM-Suite - Ein Gesicht, viele Lösungen
  • Saperion Archive Checker
Grafik - Laptop Frame

Vorteile des digitalen Vertragsmanagements

Als Teil der digitalen Dokumenten-Verwaltung spielt das Vertragsmanagement eine besondere Rolle. Durch die Einführung eines digitalen Systems sorgen Sie für transparente Strukturen, reduzieren Fehlerquellen und sind jederzeit über den aktuellen Stand von Vertragsverhältnissen informiert. Das digitale Vertragsmanagement erlaubt eine Optimierung von Prozessen, hilft dabei, Vertragssituationen mit Dienstleistern optimal zu gestalten, und reduziert den Aufwand in der Verwaltung.

Im Bereich des digitalen Dokumentenmanagements bieten wir von HENRICHSEN4msd die folgenden Dienstleistungen:

  • Digitalisierung der kompletten Dokumenten-Verwaltung und Einführung eines papierlosen Büros
  • Lösungen für das digitale Vertragsmanagement
  • Digitales Qualitätsmanagement
  • Posteingangslösungen
  • Systeme für eine DSGVO- und GoBD-konforme Archivierung
  • und viele mehr

Jetzt das Büro mit Hilfe eines Dokumentenmanagement digitalisieren!

Lösungen für den Bereich Dokumentenmanagement

Wir supporten Ihr SAPERION ECM System

Als einer der größten SAPERION Partner haben wir die HENRICHSEN4msd viele langjährige Consultants und Support-Mitarbeiter in unseren Reihen und verfügen daher über umfangreiches Wissen und Erfahrung im Produkt SAPERION. WSir helfen Ihnen gerne weiter!

Factsheets im Bereich Dokumentenmanagement

Whitepaper - Digitalisierung aber richtig!
Grafik - Download Whitepaper Digitalisierung aber richtig | © HENRICHSEN4msd GmbH
Whitepaper - Löschkonzept für SAPERION
Grafik - Download Whitepaper Löschkonzept  für SAPERION | © HENRICHSEN4msd GmbH
Factsheet - Die digitale Vertragsakte
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Whitepaper - SAP ILM
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Whitepaper - Intelligente Beleginterpretation mit SQUEEZE
Grafik - Intelligente Beleginterpretation mit SQUEEZE | © HENRICHSEN4msd GmbH
Factsheet - Der digitale Posteingang
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Factsheet - Archiv für QM Dokumente
Grafik - Download Factsheet Archiv für QM Dokumente | © HENRICHSEN4msd GmbH

News, Webinare und Events im Bereich Dokumentenmanagement

Prozesse bestimmen den gesamten Arbeitsalltag in einem Unternehmen. Jeder Vorgang lässt sich als ein Prozess identifizieren. Oft zeigt sich bei einer genaueren Betrachtung, dass viele Abläufe Spielraum für eine Optimierung haben. Für Unternehmen ist es sehr interessant, solche Potenziale zu finden.

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