Das moderne Dokumentenmanagement -  digital und strukturiert

Revisionssichere Archivierung sorgt für Klarheit und Rechtssicherheit

Bei der Ablage von Dokumenten gibt der Gesetzgeber klare Richtlinien vor. Dies betrifft vor allem den Schutz vor Manipulation, eine zeitnahe Aufzeichnung sowie die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten. Mit einer revisionssicheren Archivierung kommen Sie allen Auflagen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen nach. Wir von HENRICHSEN4msd erstellen Systeme auf Basis von SAPERION ECM. Dieses Dokumenten-Management ist einfach zu verwalten, speichert alle Daten zentral und schützt diese vor nachträglichen Veränderungen. Eine Suche ist nach Inhalten möglich, sodass relevante Suchanfragen schnell und gezielt möglich sind.

Ein papierloses Büro – die Grundlage für den modern Workplace

Mit einem digitalen System für das Management Ihrer Dokumente legen Sie den Grundstein für den modern Workplace. Daten stehen jederzeit, ohne Verzögerung und ohne lange Suche an jedem Punkt Ihres Unternehmensnetzwerks zur Verfügung. Dies beinhaltet auch das Homeoffice, mobile Work und andere Orte abseits Ihrer Bürostrukturen.

Mit den Lösungen von HENRICHSEN4msd digitalisieren Sie alle Dokumente und arbeiten komplett papierfrei. Digitale Akten ermöglichen die Strukturierung von zusammengehörigen Vorfällen. Zukünftig speichern, bearbeiten und übermitteln Sie alle Dokumente nur noch in digitaler Form. Das spart Kosten, Zeit und erübrigt die klassische Ablage mit allen dazugehörigen Arbeiten.

Software für das Vertragsmanagement – jederzeit alles im Blick

Jedes Unternehmen schließt zahlreiche Verträge ab, sei es mit Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern. Mit einer Software für das Vertragsmanagement behalten Sie den Überblick. Alle Verträge inklusive der Details werden digital gespeichert. Ebenfalls ist eine Erstellung von Verträgen aus Vorlagen möglich. Dies spart Zeit und eliminiert Fehlerquellen.

Eine Software für das Vertragsmanagement erinnert Sie außerdem rechtzeitig, wenn Fristen anstehen. Signaturen können digital gezeichnet werden und es erfolgt eine DSGVO-konforme Archivierung der Verträge. Auch bei der Software für das Vertragsmanagement profitieren Sie von den Vorteilen der digitalen Dokumenten-Verwaltung. Sie haben von überall aus und jederzeit Zugriff auf die Vertragsdaten und können über die Volltextsuche gezielt nach bestimmten Verträgen suchen.

Vorteile des digitalen Vertragsmanagements

Als Teil der digitalen Dokumenten-Verwaltung spielt das Vertragsmanagement eine besondere Rolle. Durch die Einführung eines digitalen Systems sorgen Sie für transparente Strukturen, reduzieren Fehlerquellen und sind jederzeit über den aktuellen Stand von Vertragsverhältnissen informiert. Das digitale Vertragsmanagement erlaubt eine Optimierung von Prozessen, hilft dabei, Vertragssituationen mit Dienstleistern optimal zu gestalten, und reduziert den Aufwand in der Verwaltung.

Im Bereich des digitalen Dokumentenmanagements bieten wir von HENRICHSEN4msd die folgenden Dienstleistungen:

• Digitalisierung der kompletten Dokumenten-Verwaltung und Einführung eines papierlosen Büros
• Lösungen für das digitale Vertragsmanagement
• Digitales Qualitätsmanagement
• Posteingangslösungen
• Systeme für eine DSGVO- und GoBD-konforme Archivierung
• und viele mehr

Jetzt das Büro mit Hilfe eines Dokumentenmanagement digitalisieren!