Dokumentenmanagement mit Office 365 und SharePoint

Technologien sollten den Arbeitsalltag erleichtern. Das geht am besten, wenn die Arbeitsumgebung auf die Situation der Mitarbeiter und Ihres Unternehmens angepasst wird.

Keine zeitraubenden Workarounds, übertrieben lange Klickpfade oder lästige Medienbrüche sollen beim Erledigen der Aufgaben stören. Mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten, moderne Kommunikationsmittel und das Vermeiden von unnötigen Tätigkeiten müssen heutzutage der Standard beim Arbeiten sein.

Daher bildet unsere Verbindung aus DMS mit Office 365 und SharePoint den Dokumenten-Lifecycle optimal ab:

  1. von der Generierung des Dokuments bis zur Archivierung
  2. und dem schnellen Finden durch eine klare Ablage- und Versionierungsstruktur.

Ihr Ansprechpartner

Dieter Finke
Business Development Microsoft

So gehen wir vor:

Schritt 1: Konzipieren

Für eine erfolgreiche Erweiterung von SharePoint als Dokumentenmanagementsystem erfassen wir zunächst die Prozessanforderungen der betroffenen Abteilung(en) und definieren Meta-Informationen zu den vorhandenen Dokumentenklassen.

Schritt 2: Implementieren

Wir richten die erforderlichen Dokumenten-bibliotheken inkl. Dokumentversionierung, ggf. auch OneDrive for Business für die Anwender ein. Dies beinhaltet auch die gewünschten Anforderungen an ein Dokumenten Reporting und an das Wiederauffinden von Dokumenten.

Schritt 3: Feinjustieren

Die Suchfunktionen der Plattform werden so erweitert, dass eine effektive Suche mit sinnvollen und einfach nutzbaren Suchverfeinerungskriterien bereitgestellt wird.

Das Ergebnis:

Im Ergebnis erhalten Sie bereits mit den Standardfunktionen der Plattform Microsoft SharePoint und wenigen, kompakten Konfigurationseinstellungen ein vollwertiges Dokumentenmanagement-System, dass von den Anwendern auch wirklich akzeptiert wird. Es entsteht nicht nur ein vollwertiger Ersatz für die Ablage von Dokumenten auf klassischen Netzwerkfreigaben, sondern darüber hinaus wird die Strukturierung, Suche und Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Dokumenten deutlich vereinfacht und beschleunigt.

Prozessautomatisierung & Workflows

Sie wollen zeitaufwendige Aufgaben und Prozesse über verschiedene Anwendungen hinweg verbinden? Dann brauchen Sie individuelle Workflow-Lösungen für Ihr gesamtes Unternehmen, individualisiert für Abteilungen oder einzelne Funktionen. Mit dem cloudbasierten Dienst Microsoft Power Automate ist das individuell machbar. Einfach, schnell, unkompliziert.

Zusätzlich können Sie mit Power Automate automatisierte Workflows für regelmäßig wiederkehrende Arbeitsschritte und Prozesse selbst erstellen. Für die alltäglichen Routinearbeiten müssen Sie lediglich einmalig einen „Workflow“ erstellen – und diesen dann künftig automatisiert ohne manuelles Zutun ausführen lassen.

Neben den individuellen Lösungen bieten wir Ihnen mit HENRICHSEN 365 auch vorgefertigte Lösungen auf Basis von Microsoft 365. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass in den Lösungen bereits die Basisanforderungen an die entsprechenden

HENRICHSEN365 Content Services

  • GoBD und rechtskonforme Archivierung unterschiedlichster Informationen
  • Einrichtung der Archive über SharePoint Bibliotheken
  • Verwaltung der Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen
  • DMS - like Suchmaske
  • Archivierung aus unseren Geschäftsanwendungen ->Archivierung aus den Geschäftsanwendungen

HENRICHSEN365 Dynamische Suche

HENRICHSEN365 Search ist die Lösung für ihre Suche, Anzeige und Bearbeitung von Informationen die in SharePoint, OneDrive und Teams abgelegt sind. Dabei werden die Berechtigungen für die einzelnen Benutzer natürlich berücksichtigt und der jeweilige Benutzer bekommt nur das angezeigt, für das er auch berechtigt ist.

Die Lösung integriert sich auf ihren Wunsch auch in Microsoft Teams als Personal-App in ihrer Seitenleiste oder als Tab in ihrem Teams-Team.

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Die HENRICHSEN Gruppe wurde beim Wettbewerb "TOP SERVICE Deutschland 2020" für ihren Kundenservice ausgezeichnet.

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Die Maßnahmen zur Bekämpfung von Covid-19 verändern sich derzeit fast täglich und wir unterstützen alle Vorhaben, die zur Eindämmung der Pandemie beitragen. Wir können Ihnen mitteilen, dass wir von der HENRICHSEN4msd GmbH vollumfänglich für Sie und Ihre IT-Themen zur Verfügung stehen.

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Mit unserer beweissicheren und vollständigen Baudokumentation auf Basis von Microsoft 365 haben Sie das relevante Ass im Ärmel und Ihr Bauprojekt quasi immer in der Hosentasche griffbereit!

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