Referenzkunde: COMPETEC AG

Branche: Großhandel, Detailhandel

Projektziel: Ein Anbieter für Validierung, Verarbeitung und Archivierung von eingehenden Rechnungen. Flexible Ausrichtung auf bestehende Geschäftsprozesse.

Die Competec Gruppe ist der größte Online-Anbieter der Schweiz für Privat-, Geschäfts- und Handelskunden, der von Großverteilern unabhängig und komplett in Schweizer Hand ist. Bei Competec weiß man genau, wie wichtig digitale Prozesse für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens sind, deshalb sollte die alte Rechnungsverarbeitungslösung abgelöst werden. Sie suchten nach einer Lösung, die es Ihnen erlaubt, die eingehende Rechnungsverarbeitung mit Produkten von nur einem Anbieter abzuwickeln, sei es die Validierung, die Verarbeitung oder die Archivierung. Diese sollten zusätzlich flexibel auf die Geschäftsprozesse angepasst werden.

Nach Abschluss der Konzeptphase im Februar 2020 hat HENRICHSEN mit der Umsetzung angefangen.
Erste Tests von seitens Competec sind im Mai/Juni 2020 erfolgt. Im Juli 2020 ist man mit einer ersten kleinen Gesellschaft live gegangen. Der Entscheid einer schrittweisen Go-Live-Setzung war im Nachhinein gesehen das richtige für sie, da in den folgenden Monaten noch sehr zentrale Funktionalitäten angepasst oder umgebaut werden mussten.
Im Oktober 2020 ist Competec mit allen Gesellschaften live gegangen und es wurde parallel aufgrund der Erkenntnisse und gesammelten Erfahrungen laufend weiter an den Prozessen optimiert. Ende April 2021 waren die Prozesse so gut und die Mitarbeiter an die neuen Arbeitsweisen gewöhnt, sodass sie die alte Produktivität wieder hergestellt wurde.

Schon kurz nach der Einführung wurde deutlich, wie sehr EASY den Aufwand rund um das gesamte Belegaufkommen deutlich vereinfacht und verkürzt hatte. Die Eingangsrechnungen werden von der Ankunft über die Prüfung bis zur Buchung und Bezahlung schneller bearbeitet. Dadurch kann das Unternehmen seine Zahlungsziele einhalten und wertvolle Skonti wahren. Die komplette Rechnungsverarbeitung wird nur noch von der HENRICHSEN abgewickelt, und die Lösung wurde flexibel auf die Geschäftsprozesse abgestimmt.
Da der größte Teil der Lieferantenrechnungen bestellbezogen sind, ist ein automatischer Bestellabgleich und die damit verbundenen Logiken von großer Wichtigkeit für Competec. „Diese Logiken konnten wir in Zusammenarbeit mit HENRICHSEN sehr spezifisch definieren und umsetzen.“
Die eingesetzte Lösung ist bei der Rechnungsverarbeitung sehr performant, was als Grundanforderung definiert war und gut umgesetzt werden konnte. Wichtig war zudem eine Lösung, welche bei wachsendem Transaktionsvolumen gut skaliert und nicht belegbezogene Gebühren auslöst, welches mit EASY INVOICE gegeben ist.

René Fankhauser Competec AG - Leiter Rechnungswesen & Controlling

Die Eingangsrechnungsverarbeitungslösungen, welche wir zusammen mit HENRICHSEN implementiert haben, erlauben uns einen hohen Anteil der bestellbezogenen Rechnungen automatisiert und effizient zu verarbeiten. Mit HENRICHSEN können wir die Prozesse nach unseren Bedürfnissen flexibel gestalten und laufend optimieren.

Anwenderbericht

Anwenderbericht Competec AG
Grafik - Anwenderbericht Download Competec AG | © HENRICHSEN4msd GmbH

Lösungen im Einsatz

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